Pada masa sekarang ini sudah menjadi satu sumber daya organisasi yang tidak dapat diabaikan keberadaannya. Bersumber dari data yang tepat maka rencana strategi sebuah organisasi akan dapat disusun. Semakin valid sebuah data maka rencana strategi organisasi dalam mencapai tujuannya akan semakin memungkinkan untuk dicapai. Pentingnya data dalam penetapan kebijakan berupa rencana strategi digambar dengan istilah "garbage in-garbage out". Maksudnya bila yang masuk adalah data sampah yang tidak valid dan tidak dapat dipercaya maka kebijakan yang dikeluarkan juga merupakan sampah yang sangat kecil kemungkinan keberhasilannya dalam pembuatan kebijakan.
Apliaksi,
Berkenaan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi maka fungsi data bukan hanya sebagai kondisi riil berupa angka dan fakta melainkan bisa menjadi informasi yang benar-benar sahih. Agar dapat menjadi data sebagai informasi yang valid maka diperlukan sarana pengolahan yang tepat. Sarana pengolahan itu berupa aplikasi.
Pada awal perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi, pengolahan data dilakukan dengan menggunakan komputer namun input data dilakukan secara manual, demikian pula dengan penghitungan rekapitulasinya. Data yang menjadi informasi diolah sedemikian rupa menggunakan format tabel-tabel dan grafik-grafik sehingga dapat dibaca baik secara absolut maupun secara persentasi.
Perkembangan selanjutnya justru dalam hal pengumpulan data itu sendiri, yang tidak perlu lagi dilakukan secara manual bahkan pengolahannya bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi secara online dengan memanfaatkan jariang internet.
Dalam teori Sistem Informasi Manajemen, pengolahan data dengan menggunakan tehnologi yang tepat guna akan menghasilkan kebijakan yang lebih akurat.
Kecepatan,
Dengan menggunakan aplikasi online pada penghitungan yang tepat baik kapasitas maupun kecepatan makan sangat memungkinkan pengolahan data justru lebih cepat dilakukan daripada penggunaan aplikasi manual. Oleh karenanya, sistem pencatatan pelaporan yang sumber datanya dari lapangan (grown) seperti halnya program Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga sangat perlu dipergunakannya aplikasi secara online ini. Proses rekapitulasi langsung diolah secara sistematis di aplikasi dan agregat-agregat yang diperlukan langsung terkirim ke dalam format yang dibutuhkan. Dengan demikian proses kegiatan dalam sebulan yang diinput harian oleh petugas lapangan KB sudah dapat ditarik ke dalam format laporan. Hal ini juga menggambarkan kemudahan dalam pengolahan data menjadi laporan.
Skema,
Laporan pelaksannaan program Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga di Kalimantan Selatan mempergunakan sistematika yang berawal dari PKB.
Setiap petugas lapangan KB langsung akses ke aplikasi provinsi guna melakukan input keluarga baru ataupun melakukan perubahan data keluarga baik karena pindah, menikah, bercerai, meninggal dan tambah anggota keluarga maupun perubahan alat kontrasepsi.
Pekerjaan petugas lapangan KB ini akan dengan sendirinya masuk ke dalam format pengendalian lapangan (F/I/Dal) dan format pelayanan kontrasepsi (F/II/KB). Hanya kegiatan-kegiatan pembinaan yang tidak berkaitan langsung dengan database yang diinput oleh petugas lapangan KB seperti kegiatan rapat koordinasi, jumlah kelompok melakukan pertemuan dan jumlah anggota kelompok kegiatan yang hadir dalam pertemuan.
Kecamatan memiliki tugas menginput data lain yang tidak ada dalam F/I/Dal dan melaporkan distribusi alat kontrasepsi dari R/II/KB manual ke aplikasi. Kewenangan untuk mengunggah rekapitulasi F/I/Dal dan F/II/KB ke aplikasi statistik rutin BKKBN Pusat berada di Kecamatan.
SKPD-KB Kabupaten/Kota berperan sebagai supervisor pelaporan yang bisa memberikan teguran dan sanksi terhadap wilayah yang tidak melapor bulan berjalan.
Hasil,
Perkiraan sementara akan terjadi penurunan laporan terutama wilayah-wilayah yang tingkat kepedulian terhadap pencatatan dan pelaporan sangat rendah. Akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu, hal ini akan bisa diminimalisir terutama dengan alasan ketersediaan dana dan biaya-biaya operasional yang dibutuhkan.
Target pada tahun mendatang, kegiatan ini berada di operator Fasilitas Kesehatan yang menangani pelayanan KB.
