UNDANGAN ABU-ABU ETIKA PERJAMUAN

Hari ini ada undangan, buka puasa bersama. Penyampaian undangan secara lisan dilakukan dari mulut ke mulut tanpa ada kepastian, jam berapa harus berada di tempat buka puasa bersama. Akhirnya seusai shallat dzuhur barulah ada selembar kertas di meja kerja saya. Isinya, jadwal kegiatan untuk hari ini dan besok. Terus terang, ini bukanlah undangan berbuka puasa.

Sebuah instansi pemerintahan kemudian dianggap sebagai rumah tangga yang untuk keperluan penggunaan fasilitas dinas dilakukan hanya dengan undangan dari mulut ke mulut. Secara etika perkantoran, walaupun kegiatan bersifat informal, setidaknya selembar kertas undangan tertulis dalam bentuk nota dalam atau perintah tertulis yang ditanda tangani oleh pengelola kegiatan, menjadi landasan hukum bagi pegawai di lingkungan itu untuk meminta ijin kepada keluarganya sebab tidak berbuka puasa bersama keluarga hari ini. Sampai dengan jam pulang kantor, tidak ada surat resmi yang mengundang karyawan untuk berbuka puasa bersama.

Saya pulang ke rumah dengan keputusan yang agak bingung sebab disaat absen pulang bertemu dengan seorang pejabat yang mengelola kegiatan buka puasa bersama yang menyatakan bahwa undangan hanya untuk bidang mission. Antara berangkat dengan tidak berangkat akhirnya saya memutuskan untuk berangkat memenuhi undangan itu dengan mengabaikan informasi tentang mission center itu sebab yang diundang adalah seluruh karyawan. Terus terang, saya memang tiba di tempat kegiatan agak terlambat sebab bukan saja kebingungan yang menghambat keputusan melainkan keputusan untuk berangkat diatas pukul 17.00 wita menyebabkan saya dihadapkan pada kemacetan jalan raya. Undangan yang abu-abu itu ternyata bukan hanya berdampak pada keterlambatan saya melainkan juga pada cara penyajian hidangan ditinjau dari sudut pandang etika perjamuan.

Kalau boleh diterjemahkan, sebuah undangan abu-abu ini memiliki tujuan agar ada keragu-raguan sehingga akan banyak yang memutuskan untuk tidak hadir. Betul saja, ada 3 meja yang masing-masing di isi 10 kursi yang kosong. Artinya, sebanyak 30 orang tidak hadir dalam perjamuan buka puasa bersama itu. Betul yang kedua, sajian hidangan sempat kosong sehingga ada tamu yang kemudian hanya mendapatkan kuah tanpa ada isi sup nya atau mendapatkan air es tanpa ada kelapanya. Betul yang ketiga, terjadinya antrian panjang untuk mengambil makan berbuka berupa nasi dan lauk pauknya sehingga pucuk pimpinan di kantor malah tidak kebagian tempat untuk antri dan hanya bisa mengambil seporsi kecil buah-buahan segar.

Saat seperti itu, dalam hati saya berasa miris sebab pimpinan kantor malah terabaikan dan masing-masing pengelola berebut mengambil jatah-nya sendiri-sendiri. Untung saja, ada dua orang staf lain yang membantu saya mengambilkan hidangan buka puasa berupa nasi dan lauk pauk untuk atasan kami. Andaikata tidak dilakukan seperti itu....woowwww beliau hanya akan menyaksikan anak buahnya makan sambil tertawa senang. Sementara si pemilik undangan abu-abu, asyik dengan hidangan dihadapannya.

Etika perjamuan, sebenarnya melekat erat dengan adminstrasi. Kalau administrasi dijalankan dengan benar maka etika apapun dalam acara yang dijalankan oleh sebuah kantor akan berjalan sesuai dengan aturan yang berlaku. Undangan yang abu-abu itu merupakan sinyalemen bahwa perjamuan itu akan berlangsung tanpa ada etika-nya.

Selamat malam semuanya.....curahan hati ini semoga bermanfaat. Belajarlah tentang etika maka kita akan dihormati dimanapun berada.

Salam KB, ANAK 2 CUKUP !!

LAGU LAMA : MINIM DANA MINIM

Lagu lama yang sering terdengar meskipun tidak merdu adalah dana kegiatan yang minim. Lagu tidak merdu ini bukan hanya gampang dikumandangkan melainkan berdampak pada banyak hal diantaranya  pemangkasan volume kegiatan. Bahkan yang tidak jarang terjadi adalah pelaksanaan kegiatan yang apa adanya sehingga terkesan seperti slogan yang penting dilaksanakan.

Slogan semacam ini bukan saja memiliki dampak terhadap hasil kegiatan yang akan biasa-biasa saja melainkan juga akan mempengaruhi persepsi pihak luar terhadap institusi pengelola kegiatan. Banyak kegiatan yang dilakukan oleh institusi pemerintahan dikarenakan lagu lama ini dengan hasil yang biasa-biasa saja sehingga tidak akan terlihat hasil capaian yang maksimal.

Kekhawatiran dalam Anggaran

Keterbukaan bukan merupakan hal yang tabu di era sekarang ini. Justru institusi manapun yang mengelola anggaran milik negara diwajibkan untuk terbuka. Keterbukaan bukan hanya menyampaikan lagu lama bahwa anggaran sudah minim melainkan secara keseluruhan menyangkut ketersediaan anggaran dan penyebab berkurangnya sehingga alasan minim bisa diterima oleh pihak manapun.

Yang sering terjadi justru penyebutan anggaran minim untuk satu kegiatan namun bisa melakukan kegiatan yang tidak penting bagi program yang dijalankan institusi. Pentingnya kegiatan dapat dilihat dari hasil ditinjau dari sudut cerdas, ulet dan kemitraan. Cerdas maksudnya ketika kegiatan itu terkait dengan upaya mencerdaskan pengelola program maka menjadi kegiatan penting. Ulet maksudnya bahwa kegiatan itu terkait dengan upaya mewujudkan tujuan institusi secara berkesinambungan dengan hasil yang optimal maka bisa menjadi kegiatan penting. Kemitraan maksudnya sudah sangat jelas bahwa sebuah kegiatan menjadi sangat penting saat terkait dengan kemitraan institusi dengan pihak luar. Dengan penggunaan indikator semacam ini maka tidak ada lagu lama untuk kegiatan penting seperti Rapat Kerja Daerah, Rapat Penelaahan, Rapat Evaluasi, Rapat Koordinasi dan sebagainya.

Satu hal yang juga kerap menjadi alasan menyanyikan lagu lama adalah kekhawatiran dana tidak cukup sampai akhir tahun anggaran. Padahal yang lebih sering terjadi justru pengembalian dana ke kas negara sehingga bisa jadi institusi yang bersangkutan mendapat predikat yang kurang baik dalam pengelolaan anggaran. Hal ini akan berbeda dengan istilah efisien dalam penggunaan anggaran. Efisien dalam penggunaan anggaran adalah apabila anggaran yang telah disediakan mampu diserap habis 100% akan tetapi bukan hanya menghasilkan satu tujuan institusi melainkan dua atau bahkan tiga tujuan institusi bisa terpenuhi.

Institusi bukan sebuah rumah tangga sehingga manajemen pengelolaan anggaran tidak bisa disamakan dengan manajemen keuangan dapur dalam rumah tangga.

Kerjasama Bersama

Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa sebuah intitusi merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sub sistem. Setiap sub sistem menjalankan fungsi manajemen yang secara prinsip akan berbeda satu sama lain. Namun sebagai sebuah sistem, setiap sub sistem memiliki tanggung jawab yang sama untuk menjalankan fungsi manajemen dari sistem itu sendiri.

Kalau salah satu dari sub sistem tidak berfungsi dengan baik maka sistem itu pun akan menghasilkan output yang tidak sempurna. Dalam hal ini diperlukan kerjasama antar sub sistem dalam sebuah institusi. Akan tetapi yang sering terjadi adalah mengerjai sebuah sub sistem secara bersama-sama agar sistem itu terlihat sepertinya berfungsi. Padahal, sub sistem yang tidak berfungsi ini mengambil keuntungan dari sub sistem yang fungsinya dimaksimalkan. Hubungan ini disebut parasitis mutualisme yakni hanya menguntung pihak yang menempel pada sub sistem yang berfungsi.

Sebagai contoh, disaat ada keperluan untuk pembuatan spanduk kegiatan, sub sistem yang terkait dengan kegiatan menyatakan minim dana sehingga sub sistem lain yang harus memenuhi. Disaat spanduk dibuat dengan dana dari sub sistem lain ternyata sub sistem kegiatan membuat surat pertanggung jawaban pembuatan spanduk juga. Ini yang dimaksud dengan dikerjai bersama-sama dengan bentuk parsitis mutualisme. Terkadang, hal ini yang luput dari perhatian level high manager tetapi tidak lepas dari pembicaraan di kalangan staf.

Kriteria bekerja sama haruslah dalam koridor yang sesungguhnya. Ketika minim dana untuk pembuatan sebuah materi review yang representatif untuk ditampilkan ke peserta, maka memfungsikan berbagai sarana printer berwarna yang ada di setiap sub sistem guna mendapatkan 100 bahan review yang kualified adalah bentuk kerjasama yang simbiosis mutualisme. Yang mendapat keuntungan bukan hanya sub sistem tertentu melainkan sistem itu sendiri terkait dengan pentingnya kemitraan.

Seorang manager yang baik akan memperhatikan tampilan institusi dalam bentuk apapun dan akan mampu bekerjasama dalam rangka memberikan performa institusi dengan baik di depan mitra kerja. Seorang manager yang baik bukanlah penyanyi lagu dana kegiatan minim secara terus menerus dan bukan pula sering mengumandangkan sloga yang penting dilaksanakan.

Tulisan ini hanyalah ungkapan bela sungkawa terhadap siapapun yang masih suka mengumandangkan lagu lama seperti dana kegiatan minim dan lagu baru kegiatan merugi karena dana minim tapi pengeluaran besar. Selamat membaca semoga memberi dampak positif buat pembaca terutama buat diri saya sendiri  $(*_*)$

AKHIR SEBUAH USAHA : SIA-SIA

Saya ingin menampilkan satu hasil pengolahan data.

Grafik di atas memberikan gambaran singkat tentang kondisi Pasangan Usia Subur di Kalimantan Selatan yang diperbandingkan antara jumlah berdasar hasil pendataan dengan jumlah berdasar laporan pengendalian lapangan.

Dengan melihat pada grafik Jumlah Pasangan Usia Subur, sebenarnya pembaca disuguhi data berupa angka dan keterangan secara bersamaan dengan performance yang lebih sederhana dibanding data-data dalam bentuk tabel. Penyampaian data dalam bentuk,  grafik semacam ini juga memberi kenyamanan bagi pembaca untuk mengerti tentang data tanpa merasa "digurui" bila dibandingkan dengan penyampaian data berupa tabel matrik. Dalam tehnik penulisan ilmiah yang berkembang, penggunaan grafik seperti di atas saat ini sering digunakan. Pemilihan grafik sangat beraneka ragam disesuaikan dengan kebutuhan data yang akan ditampilkan. Dengan menggunakan sarana komputer atau notebook pembuatan grafik tidaklah terlalu sulit namun membutuhkan ketelitian.

Proses Pengolahan Data

Pada umumnya, orang enggan melirik tabel-tabel yang berisi data berupa angka. Padahal, bagi sebuah organisasi berskala besar dan merupakan organisasi modern, data merupakan sarana dasar yang mempercantik tampilan organisasi dimanapun juga. Bukan sebaliknya, data dianggap pelengkap penderita bagi organisasi yang dipergunakan saat perlu dan diabaikan saat dianggap tidak perlu. Berhasil atau tidaknya sebuah organisasi sangat dipengaruhi oleh data-data yang ditampilkannya di depan umum. 

Untuk bisa tampil sederhana seperti grafik di atas, sebuah data memerlukan proses pengolahan dari data dasara yang berbentuk tabel dan matrik. Ini dilakukan dalam beberapa tahap sesuai dengan tampilan data dan korelasi data yang ingin ditampilkan. Semakin tinggi korelasi antar data maka proses pengolahannya semakin membutuhkan waktu dan penghitungan yang teliti. Dengan tampilan seperti garfik di atas, diharapkan pembaca yang semula enggan, menjadi tertarik dengan data-data yang ditayangkan sehingga merasa lebih mengenal organisasi tersebut melalui data yang dibacanya.

Untuk keperluan pengolahan data, seorang yang bertanggung jawab terhadap tampilnya data di depan publik harus memiliki sense of perfectionist sehingga tidak terdapat celah sedikitpun bagi orang lain untuk meragukan data yang disajikan.


Cara Menampilkan Data

Ketika sebuah organisasi yang berpegang pada data dalam melakukan kegiatannya, adalah menjadi kemutlakan yang tidak bisa ditawar lagi untuk bisa menyajikan data se-elegan mungkin. Sarana dasar inilah yang akan menentukan cantik atau tidak-nya organisasi di mata publik, Apabila diibaratkan sebagai perempuan, ketika merasa pakaian-lah yang menyebabkan dia bisa tampil cantik maka bagi organisasi, data merupakan pakaian. Kalau seorang perempuan merasa akan tampil cantik dengan make-up maka data bagi organisasi adalah make-up. Disaat seorang perempuan merasa tampil cantik dengan inner beauty berupa Good Spirit dan kecerdasan maka data bagi organisasi adalah good spirit dan kecerdasan.

Perlakuan terhadap data, akan berpengaruh terhadap pandangan dan persepsi orang tentang organisasi. Oleh karena itu, cara menampilkan data sebaiknya menjadi salah satu kunci utama apabila organisasi ingin dipandang positif maka tampilkan data dengan cara yang baik dan benar. 

Mind Tools Corporate dalam situsnya menuliskan Good data management can be important for your productivity, and for your organization's success. 

Tulisan ini terinspirasi dari kekecewaan dikarenakan waktu yang tersita untuk mengolah data dan menampilkannya dengan baik, jadi dan tidak berarti apa-apa atau sia-sia sebab data-data itu ditampilkan dalam bentuk fotocopy dan hanya menunjukkan warna hitam dan putih. Padahal sudah diolah sedemikian rupa dengan full color agar menarik dan diminati pembacanya.

Ooooooh dana, kenapa kamu selalu menjadi persoalan bagi organisasi sebesar organisasi kami ????????