Lagu lama yang sering terdengar meskipun tidak merdu adalah dana kegiatan yang minim. Lagu tidak merdu ini bukan hanya gampang dikumandangkan melainkan berdampak pada banyak hal diantaranya pemangkasan volume kegiatan. Bahkan yang tidak jarang terjadi adalah pelaksanaan kegiatan yang apa adanya sehingga terkesan seperti slogan yang penting dilaksanakan.
Slogan semacam ini bukan saja memiliki dampak terhadap hasil kegiatan yang akan biasa-biasa saja melainkan juga akan mempengaruhi persepsi pihak luar terhadap institusi pengelola kegiatan. Banyak kegiatan yang dilakukan oleh institusi pemerintahan dikarenakan lagu lama ini dengan hasil yang biasa-biasa saja sehingga tidak akan terlihat hasil capaian yang maksimal.
Kekhawatiran dalam Anggaran
Keterbukaan bukan merupakan hal yang tabu di era sekarang ini. Justru institusi manapun yang mengelola anggaran milik negara diwajibkan untuk terbuka. Keterbukaan bukan hanya menyampaikan lagu lama bahwa anggaran sudah minim melainkan secara keseluruhan menyangkut ketersediaan anggaran dan penyebab berkurangnya sehingga alasan minim bisa diterima oleh pihak manapun.
Yang sering terjadi justru penyebutan anggaran minim untuk satu kegiatan namun bisa melakukan kegiatan yang tidak penting bagi program yang dijalankan institusi. Pentingnya kegiatan dapat dilihat dari hasil ditinjau dari sudut cerdas, ulet dan kemitraan. Cerdas maksudnya ketika kegiatan itu terkait dengan upaya mencerdaskan pengelola program maka menjadi kegiatan penting. Ulet maksudnya bahwa kegiatan itu terkait dengan upaya mewujudkan tujuan institusi secara berkesinambungan dengan hasil yang optimal maka bisa menjadi kegiatan penting. Kemitraan maksudnya sudah sangat jelas bahwa sebuah kegiatan menjadi sangat penting saat terkait dengan kemitraan institusi dengan pihak luar. Dengan penggunaan indikator semacam ini maka tidak ada lagu lama untuk kegiatan penting seperti Rapat Kerja Daerah, Rapat Penelaahan, Rapat Evaluasi, Rapat Koordinasi dan sebagainya.
Satu hal yang juga kerap menjadi alasan menyanyikan lagu lama adalah kekhawatiran dana tidak cukup sampai akhir tahun anggaran. Padahal yang lebih sering terjadi justru pengembalian dana ke kas negara sehingga bisa jadi institusi yang bersangkutan mendapat predikat yang kurang baik dalam pengelolaan anggaran. Hal ini akan berbeda dengan istilah efisien dalam penggunaan anggaran. Efisien dalam penggunaan anggaran adalah apabila anggaran yang telah disediakan mampu diserap habis 100% akan tetapi bukan hanya menghasilkan satu tujuan institusi melainkan dua atau bahkan tiga tujuan institusi bisa terpenuhi.
Institusi bukan sebuah rumah tangga sehingga manajemen pengelolaan anggaran tidak bisa disamakan dengan manajemen keuangan dapur dalam rumah tangga.
Kerjasama Bersama
Hal yang perlu diperhatikan adalah bahwa sebuah intitusi merupakan sebuah sistem yang terdiri dari sub sistem. Setiap sub sistem menjalankan fungsi manajemen yang secara prinsip akan berbeda satu sama lain. Namun sebagai sebuah sistem, setiap sub sistem memiliki tanggung jawab yang sama untuk menjalankan fungsi manajemen dari sistem itu sendiri.
Kalau salah satu dari sub sistem tidak berfungsi dengan baik maka sistem itu pun akan menghasilkan output yang tidak sempurna. Dalam hal ini diperlukan kerjasama antar sub sistem dalam sebuah institusi. Akan tetapi yang sering terjadi adalah mengerjai sebuah sub sistem secara bersama-sama agar sistem itu terlihat sepertinya berfungsi. Padahal, sub sistem yang tidak berfungsi ini mengambil keuntungan dari sub sistem yang fungsinya dimaksimalkan. Hubungan ini disebut parasitis mutualisme yakni hanya menguntung pihak yang menempel pada sub sistem yang berfungsi.
Sebagai contoh, disaat ada keperluan untuk pembuatan spanduk kegiatan, sub sistem yang terkait dengan kegiatan menyatakan minim dana sehingga sub sistem lain yang harus memenuhi. Disaat spanduk dibuat dengan dana dari sub sistem lain ternyata sub sistem kegiatan membuat surat pertanggung jawaban pembuatan spanduk juga. Ini yang dimaksud dengan dikerjai bersama-sama dengan bentuk parsitis mutualisme. Terkadang, hal ini yang luput dari perhatian level high manager tetapi tidak lepas dari pembicaraan di kalangan staf.
Kriteria bekerja sama haruslah dalam koridor yang sesungguhnya. Ketika minim dana untuk pembuatan sebuah materi review yang representatif untuk ditampilkan ke peserta, maka memfungsikan berbagai sarana printer berwarna yang ada di setiap sub sistem guna mendapatkan 100 bahan review yang kualified adalah bentuk kerjasama yang simbiosis mutualisme. Yang mendapat keuntungan bukan hanya sub sistem tertentu melainkan sistem itu sendiri terkait dengan pentingnya kemitraan.
Seorang manager yang baik akan memperhatikan tampilan institusi dalam bentuk apapun dan akan mampu bekerjasama dalam rangka memberikan performa institusi dengan baik di depan mitra kerja. Seorang manager yang baik bukanlah penyanyi lagu dana kegiatan minim secara terus menerus dan bukan pula sering mengumandangkan sloga yang penting dilaksanakan.
Tulisan ini hanyalah ungkapan bela sungkawa terhadap siapapun yang masih suka mengumandangkan lagu lama seperti dana kegiatan minim dan lagu baru kegiatan merugi karena dana minim tapi pengeluaran besar. Selamat membaca semoga memberi dampak positif buat pembaca terutama buat diri saya sendiri $(*_*)$
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Email