SUPERVISION

I have a  special notes,  about a corrupt minded. These notes are comes from reading, watching and listening

THE THREE of RESPOND 

The supervision member need files of organization budget. So, some of sub unit do what the supervisor member asked for. But there are three categories for fulfill of the asking.

First, the unit gave all of the files so the member of supervision can look the files clearly. For this unit, will be easy to coaching, Because the supervisor can knowing everything the wrong and the right of the budget file.

Second, the unit that gave the file with the selection especially the wrong files. It can be right because they know which one is right and which one is not right. The files that not right just because of everything. May be they didn't know how to make the report..... may be they didn't know how to using the safe budget. For this unit, just like the first one but the member of supervisor don't know the other files that may be isn't right too.

The third, is the unit that don't give even only one file to member of supervisor. This unit may be have a power in a budget planning. They didn't give the file because of many reason just only knowing by them. 

What do you think about the three respond, above ? Which respond is represent for a corruption minded ?

THE THREE of REACTION

When the member of supervisor arrived, there are three reaction that shown by the unit leader. This reaction is not including invited for  lunch or dinner.

First, just give the files that asked by the member of supervisor. This reaction just based on the right thinking that supervisor is the other coaching so they only the the right information to make the right budget report.

Second, they give the files but give the special things too. They gives things not by their own money but from the organization's money.

Third, they didn't give the files but give the best services.

What do you think about the three reaction, above ? Which reaction is represent for corruption minded ?

Please,  save our agreement for not corrupt. Salaaaam !!

MINTA MOBIL BARU

Menurut perasaan para pejabat di kantorku, mobil dinas sudah tidak layak pakai. Menurut perasaanku juga begitu. Akan tetapi menurut pengawasan, mobil itu sebanyak 3 dari 5 buahnya layak pakai. Nah, dimana letak permasalahannya ?

LAYAK dan TIDAK LAYAK

Konsep layak memiliki pengertian dengan indikator-indikator tertentu. Indikator konsep layak bisa bersifat kualitatif seperti mesin berfungsi baik, bisa jalan, tidak mogok, nyaman dikendarai dan bisa mengantarkan penumpang sampai di tempat tujuan. Indikator kualitatif semacam ini, lebih mudah dipergunakan. Oleh karenanya, pengawasan memberikan kesimpulan bahwa mobil dinas tersebut masih layak dipakai.

Akan tetapi konsep layak menurut pengawasan ini bisa dibantah kalau benar-benar menggunakan mobil tersebut untuk perjalanan dinas dari titik berangkat di kantor hingga titik tujuan misalkan ke Kabupaten Kotabaru atau Kabupaten Tabalong. Hal ini dikarenakan, untuk sampai ke titik tujuan, mobil-mobil dinas yang ada tidak se-layak yang dibayangkan. Boleh jadi, mobil akan mogok beberapa kali sehingga tidak efektif dalam hal waktu. Bisa jadi, mobil memerlukan bahan bakar yang lebih banyak sehingga tidak efisiensi dalam hal biaya. Bisa jadi fisik mobil mengakibat satu dan lain hal pada keselamatan pengemudi dan penampangnya.

Dengan adanya pertentangan antara layak menurut pengertian pengawasan dan layak menurut pegertian para pengguna maka sebenarnya dibutuhkan satu konsep layak yang bisa menjadi acuan dalam menetapkan kondisi sebuah kendaraan dinas seperti mobil dan sepeda motor.

MENENTUKAN KELAYAKAN

Indonesia adalah negara hukum. Oleh karenanya, segala sesuatu yang berkaitan dengan hajat hidup diatur dalam peraturan hukum. Demikian pula dalam menetapkan layak atau tidak layaknya sebuah kendaraan, telah diatur dalam :

1. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM.63 Tahun 1993 tentang Persyaratan Ambang Batas dan Laik Jalan Kendaraan Bermotor, Kereta Gandengan, Kereta Tempelan, Karoseri dan Bak Muatan serta Komponen-komponennya; 
2. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM.71 Tahun 1993 tentang Pengujian Kendaraan Bermotor
3. Keputusan Menteri Perhubungan Nomor KM.9 Tahun 2004 tentang Pengujian Tipe Kendaraan Bermotor;

Berdasarkan aturan hukum mengenai uji kendaraan bermotor ini jelas yang memiliki kewenangan untuk menentukan layak atau tidak layaknya mobil atau kenadaraan di jalan raya adalah Balai Pengujian Laik jalan dan Sertifikasi Kendaraan Bermotor (BPLJSKB). Bahkan seharusnya setiap kendaraan dilakukan pengujian secara berkala untuk mengetahui tingkat kelayakan jalannya.

Dengan menggunakan uji kelayakan sesuai dengan ketentuan ini maka kendaraan tidak hanya diuji secara kualitatif melainkan secara kuantitatif dengan ukuran-ukuran yang lebih bisa dipertanggung jawabkan sebab bukan hanya body kendaraan yang menjadi tolok ukur melainkan sampai dengan sistem yang terkecil akan mendapat pemeriksaan yang akurat.

MENDAPATKAN MOBIL BARU

Hasil dari uji kelayakan yang dilakukan oleh Balai Pengujian Laik jalan dan Sertifikasi Kendaraan Bermotor (BPLJSKB) ini dapat dijadikan landasan pemikiran perlu atau tidaknya pengadaan kendaraan jenis roda empat atau roda dua untuk keperluan dinas.

Dengan alasan yang lebih bisa dipertanggung jawabkan secara hukum maka ketika kondisi menyatakan tidak layak maka memungkinkan untuk mengajukan pengadaan. Hal ini seharusnya menjadi landasan berpijak para pengelola program dimanapun mengingat pentingnya kendaraan bermotor untuk mendukung mobilitas administrasi dan pembinaan hingga ke lini lapangan.

Tulisan ini hanya sumbang pemikiran sebab ada keluhan bahwa keinginan mengadakan mobil untuk keperluan dinas yang terkendala mendapatkan persetujuan pimpinan. Mengapa tidak dicoba melalui jalur legal saja yaaa ?

Salaaaaaam perdamaian !!

GAGALNYA SEBUAH APLIKASI

PEMIMPIN

Organisasi tidak akan terlepas dari manajemen dan manajemen tidaka kan terlepas dari kepemimpinan dan berakhir pada pembuatan keputusan. Ini merupakan landasan pemikiran tentang perlunya pemimpin dalam sebuah organisasi yakni untuk mengambil sebuah keputusan.

Kepemimpinan itu sendiri terdiri dari beberapa jenjang sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. Semakin besar organisasi maka semakin kompleks kebutuhan akan jenjang kepemimpinan sehingga terkadang dipisahkan antara pemimpin lapangan dan pemimpin organisasi. Posisi pemimpin bukan hanya untuk membuat keputusan melainkan bertanggung jawab atasa keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kedudukannya di dalam organisasi.

Pertanggung jawaban pimpinan di tingkat lapangan biasanya hanya  terbatas pada pelaksanaan keputusan yang diambil oleh pimpinan di tingkat middle manager dan high manager. Pada tingkatan manajemen, pemimpin lapangan merupakan tingkatan paling rendah. Oleh karenanya, tingkat tanggung jawabnya tidak sebesar meddle dan high manager. Pada jenjang ini, seorang lower manager yang berada di tingkat lapangan hanya memiliki tanggung jawab untuk memanfaatkan sumber daya organisasi untuk terlaksananya kegiatan agar tujuan organisasi bisa terwujud.

Berbeda dengan lower manager, middle dan high manager tidak hanya bertanggung jawab terhadap pelaksanaan kegiatan melainkan memiliki tanggung jawab terhadap biaya kegiatan, output dan outcome dari kegiatan. Boleh dikatakan, sepertiga tanggung jawab dari middle manager dipenuhi oleh para lower manager dan separuh tanggung jawab high manager dipenuhi oleh para middle manager. Akan tetapi untuk melihat cost benefit, output dan outcomes dari kegiatan merupakaan tanggung jawab penuh oleh middle dan high manager terutama untuk penerapan efisiensi dan efektifitas dalam organisasi. Inilah yang kemudian menyebabkan sebuah sistem tidak akan berjalan dengan baik bila salah satu tingkatan dalam organiasasi tidak terpenuhi.

APLIKASI DAN KEBIJAKAN

Organisasi yang besar dijaman modern seperti sekarang ini tidak dapat mengabaikan adanya perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi.Itu sebabnya, teori organisasi modern menempatkan waktu dan tehnologi sebagai salah satu unsur penting dari organisasi. Tingkat modern organisasi dapat dilihat dari seberapa luas penggunaan IT dalam pelaksanaan kegiatannya.

BKKBN sejak lama sudah dikenal sebagai organisasi pemerintah yang pengembangan IT nya cukup modern. Hal ini terbukti dengan penggunaan aplikasi laporan yang tidak lagi manual sejak tahun 2012 melainkan dilakukan secara online sedangkan sektor lain baru mulai pada tahun 2013 dan meningkat di tahun 2014. Bukan hanya itu, hingga saat ini, hanya BKKBN yang bisa melakukan kegiatan video conference untuk kegiatan tatap muka dengan jajaran provinsi dan pusat sehingga arus komunikasi lebih efektif dan efisien.

Salah satu perkembangan yang menjadi tuntutan di lingkungan BKKBN adalah terkait dengan validitas data yang menjadi sumber pelaksanaan pembangunan kependudukan dan keluarga berencana. Selama ini, data yang diperoleh dari sumbernya langsung yakni keluarga yang dilakukan setiap tahun, masih berupa angka besaran atau rekapitulasi sehingga kebijakan-kebijakan dalam pembangunan KKBPK hanya bergantung pada angka besaran tersebut. Padahal, untuk pelaksanaan program KKBPK secara sempurna diperlukan data mikro yang menggambarkan dengan jelas kondisi keluarga di seluruh wilayah Indonesia.

Terkait dengan itu, berkembangkan aplikasi pemutakhiran data keluarga online yang diharapkan bisa menginput data seluruh keluarga di Indonesia dalam server BKKBN Pusat. Akan tetapi, hal ini terkendala pada banyak hal terutama perbandingan antara waktu dan jumlah keluarga yang bisa diupload dalam aplikasi di server pusat. Akibatnya, sejak tahun 2012 aplikasi ini dikembangkan oleh BKKBN belum terserap semua keluarga masuk ke dalam aplikasi tersebut. Oleh karena data dipandang perlu maka diambil kebijkana untuk mengembangkan aplikasi yang sama dengan pusat namun berada di server provinsi.

PENANGGUNG JAWAB

Seperti telah diuraikan sebelumnya bahwa dalam organisasi terdapat tingkatan pemimpin. Ketika high manager memberikan kebijakan untuk menggunakan aplikasi yang memudahkan dalam peng-input-an data keluarga maka pemimpin di tingkat lower manager atau tingkat lapangan melakukan pengkajian kemungkinan dan kemudian memenuhi kebijakan tersebut dengan menghadirkan aplikasi sesuai kebijakan yang telah ditetapkan. 

Di atas langit masih ada langit demikian sebuah slogan yang kerap didengar yang sepertinya bukan sekedar slogan melainkan sesuatu yang nyata terjadi. Ketika aplikasi yang diharapkan high manager sudah bisa diwujudkan bahkan sudah berjalan, ternyata tidak dapat dipenuhi. Cost benefit, output dan outcomes yang seharusnya menjadi tanggung jawab middle manager tidak dapat berjalan sempurna karena salam sistem ini middle mamanger tidak bersifat permanent melainkan hanya pelaksana tugas. Tanggung jawab yang tidak penuh ini menyebabkan mandulnya keputusan penggunaan dana untuk memaksilmalkan fungsi aplikasi yang sudah dibangun. Middle manager yang hanya sebatas pelaksana tugas tidak memfokuskan diri pada program yang sedang dijalankan melainkan hanya sebatas pada anggaran yang akan dipergunakan.

Salah satu sarana yang diharapkan dapat menyempurnakan peng-input-an data ke server adalah berupa smartphone berjenis android. Dalam budgeting untuk keperluan ini sudah tersedia. Dalam planning, keperluan pengadaan android ini sudah matang. Akan  tetapi dikarenakan tidak ada middle manager sehingga komunikasi antar middle manager tidak bisa diwakilkan kepada lower manager sebab lower manager bukanlah pengambil kebijakan dalam hal penggunaan anggaran. Yang justru terjadi justru, middle manager yang bertanggung di bidang anggaran akan mengalihkan pengadaan android tersebut menjadi pengadaan mobil dinas. Ini menunjukkan betapa middle manager yang ada tidak berorientasi pada organisasi modern.

TERANCAM GAGAL

Aplikasi sudah dikembangkan. Organisasi sudah mendapat pujian dari berbagai pihak baik pemerintah daerah maupun pusat sebagai pioneer dalam hal penggunaan IT dalam pengumpulan data. Data yang dibutuhkan sudah tersedia di depan mata. Namun dukungan untuk sarana input data terancam gagal.

Sungguh, ternyata middle manager sangat diperlukan agar keinginan high manager yang dipenuhi oleh lowermanager tidak sia-sia di tengah jalan.

Tulisan ini hanya ungkapan kekecewaan penulis atas apa yang terjadi akhir-akhir ini setelah DIPA ONLINE diperbolehkan untuk dicairkan. Pengadaan android yang terancam batal karena middle manager di bidang anggaran tidak bisa melihat tingkat kepentingan suatu program melainkan hanya melihat tingkat kepentingan untuk perjalanan dinas dan memiliki mobil dinasbaru.

Salam KB Dua Anak Cukup !!