MEMAKNAI PERUBAHAN STRUKTURAL

Surat Edaran Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara nomor 392 Tahun 2019 tentang Langkah Strategis dan Konkret Penyederhanaan Birokrasi merupakan tindak lanjut dari Pidato Presiden Republik Indonesia pada Sidang Paripurna MPR RI pada tanggal 20 Oktober 2019 bahwa perlu dilakukan penyederhanaan birokrasi menjadi hanya 2 level dan mengganti/mengalihkan jabatan tersebut dengan jabatan fungsional yang berbasis keahlian/keterampilan dan kompetensi tertentu.

Surat Edaran ini ditindak lanjuti dengan terbitnya Peraturan Menpan R nomor 28 Tahun 2019 ditanda tangani pada tanggal 6 Desember 2019 dan  surat Menpan RB nomor B/1232/M.SM.02.00/2020 tanggal 10 Juni 2020 yang ditujukan kepada Menteri Kabinet Indonesia Maju perihal Percepatan Pelaksanaan Penyetaraan Jabatan Administrasi Ke Dalam Jabatan Fungsional Dalam Rangka Mendukung Penyederhanaan Birokrasi yang menyebutkan batas akhir pengalihan pada tanggal 31 Desember 2020 sesuai arah Wakil Presiden RI pada Rapat Komite Pengarah Reformasi Birokrasi Nasional.

Mengacu pada kedua landasan hukum tersebut, beberapa kementerian dan lembaga sudah melaksanakan penyusunan pengalihan jabatan administrasi ke jabatan fungsional salah satunya Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional.

Sampai dengan akhir Desember 2020, BKKBN telah mengalihkan pejabat administrasi eselon II dan IV ke dalam jabatan fungsional dimana jabatan fungsional tersebut sesuai dengan kedudukan terakhir pada jabatan administrasi. Adapun jabatan administrasi dalam program Pembangunan Keluarga, Kependudukan dan Keluarga Berencana yang belum terwadahi maka dialihkan ke dalam jabatan fungsional Penata Kependudukan dan KB.

Berkurang Atau Bertambah ?

Berdasar Peraturan Kepala BKKBN Nomor 82 Tahun 2011 tentang Perwakilan BKKBN di Provinsi. bahwa Perwakilan BKKBN Provinsi dipimpin oleh Kepala dan dibantu Sekretaris dan Bidang - Bidang yang setara dengan jabatan eselon III yaitu

1. Sekretariat dengan 5 sub bagian
2. Bidang Pengendalian Penduduk dengan 3 sub bidang
3. Bidang Pelatihan dan Pengembangan dengan 3 sub bidang
4. Bidang Keluarga Berencana dan Kesehatan Reproduksi dengan 3 sub bidang
5. Bidang Keluarga Sejahtera dan Pembangunan Keluarga dengan 3 sub bidang
6. Bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi dengan 3 sub bidang

Untuk provinsi dengan type A jumlah bidang ada 5 sehingga di provinsi type A terdapat sebanyak 6 pejabat eselon III.dan 2o pejabat eselon IV. Sedangkan untuk provinsi dengan type B jumlahnya lebih sedikit daripada type A.

Pasca pengalihan dari jabatan administrasi ke jabatan fungsional masih menyisakan satu permasalahan yang harus menjadi perhatian di BKKBN yaitu apakah dengan pengalihan jabatan administrasi ke jabatan fungsional mengurangi jabatan struktural ? Atau malah sebaliknya, mantan pejabat administrasi eselon III dan eselon IV yang dialihkan justru memiliki beban kerja yang bertambah yaitu pekerjaan administrasi dan pekerjaan fungsional ?

Kondisi ini dilema baik bagi organisasi maupun bagi personil pelaksana tugas program Bangga Kencana. Karena menyelesaikan pekerjaan administrasi tidak tercantum dalam jabatan fungsional sedangkan mengerjakan pekerjaan jabatan fungsional tidak tertera di dalam RKAKL dan DIPA.

Koordinator, Sub Koordinator dan Jabatan Fungsional

Melihat pada perubahan Satuan Organisasi dan Tata Kerja BKKBN yang baru bahwa struktur pada eselon I  sesuai dengan Renstra BKKBN yang sudah memuat Indikator Kinerja Utama maka di level Perwakilan BKKBN Provinsi pelaksanaan tetap mengacu pada keberadaan jabatan eselon I dan eselon II. Oleh karenanya, sekretariat dan bidang-bidang tidak perlu dilakukan perubahan. Yang perlu dilakukan adalah penyesuaian jabatan koordinator dan Sub Koordinator sebagai pelaksana kegiatan yang melakukan koordinasi kegiatan bidang-bidang.

Sesuai dengan tujuan dilakukannya pengalihan jabatan administrasi ke dalam jabatan fungsional maka penempatan koordinator sudah seharusnya tidak sama jumlahnya dengan jabatan administrator sebelumnya. Kalau semula ada 6 jabatan administrator eselon III maka dengan adanya pengalihan jabatan tersebut tidak serta merta koordinator di BKKBN berjumlah 6. Apabila tetap berjumlah 6 maka pengalihan jabatan administrator ke jabatan fungsional merupakan hal yang mubazir.

Oleh karena itu, skema jabatan koordinator dan jabatan sub koordinator sebaiknya dikurangkan dan disesuaikan. Rancangan skema yang memungkinkan adalah sebagai berikut :

Skema Organisasi Perwakilan BKKBN Provinsi

Gambaran skema di atas adalah sebagai berikut

1. Terdapat 2 jabatan administrasi yaitu Kepala dengan garis komando pada Sekretaris dan Koordinator serta Sekretaris dengan tanggung jawab pada 4 (empat) tugas utama menyangkut Keuangan/BMN, Perencanaan, SDM dan Tata Laksana
2. Terdapat 3 koordinator yang diambil dari jabatan fungsional jenjang ahli madya. Koordinator memiliki tanggung jawab masing-masing sebanyak 2 sub koordinator. Jumlah ini berarti mengurangi sebanyak 3 dari jabatan koordinator bila didasarkan pada jabata kepala bidang pada peraturan kepala BKKBN terdahulu.
3. Terdapat 10 Sub Koordinator berada di jabatan administrasi sekretaris 4 sub koordinator dan di masing-masing koordinator terdapat 2 sub koordinator yang sebelumnya diduduki jabatan administrastor Kepala Bidang. Sub Koordinator dipilih dari jabatan fungsional Ahli Muda ata dengan kompetensi yang memenuhi syarat.
4. Pada masing-masing sub koordinasi terdapat jabatan fungsional tertentu uang sebelumnya merupakan jabatan fungsional umum atau staf. Pada level ini, tidak dibatasi jumlahnya akan tetapi pada setiap sub koordinator harus tersedia arsiparis, pranata kompyuer dan penata KKB baik jenjang terampil maupun ahli pertama.

Beban Tugas 

Dengan struktur yang lebih ramping seperti rancangan skema di atas maka tujuan restrukturisasi organisasi berdasar Permenpan RB Nomor 28 tahun 2019 akan terwujud yaitu pengurangan jabatan adminsitrasi dan tidak menggantikannya dengan jabatan koordinator dengan jumlah yang tetap sama melainkan benar-benar berkurang 50%.

Struktur di atas, sepintas lalu menunjukkan penambahan beban kerja bagi mantan eselon III yang beralih menjadi koordinator. Kegiatan yang semula berasal dari 2 bidang menjadi tanggung jawab oleh 1 koordinator. Akan tetapi apabila kotak-kotak berwarna merah yang berisi jabatan fungsional tertentu jenjang terampil hingga ahli pertama terpenuhi maka beban kerja tersebut akan terbagi ke level sub koordinator dan kemudian ke tingkat paling bawah. 

Dengan demikian, peran dan fungsi koordinator dan sub koordinator benar-benar hanya mengkoordinasikan setiap kegiatan pejabat fungsional yang mengarah pada pemenuhan target indikator kinerja utama eselon II di Perwakilan BKKBN Provinsi. Di setiap level sub koordinator harus tersedia jabatan fungsional arsiparis dan pranata komputer dalam rangka pelaksanaan tugas administrasi. Sedangkan jabatan fungsional lainnya dalam rangka pelaksanaan tugas sesuai sub bidang masing-masing.

Hal ini pun akan memberi kepastian bahwa tidak ada lagi jabatan struktural di Perwakilan BKKBN Provinsi karena masih adanya pelaksana tugas yang ditempatkan pada sub bidang-sub bidang yang sejak lama tidak terisi di Perwakilan BKKBN Provinsi.

Dengan mengingat beban sebagai koordinator dan sub koordinator tersebut maka sudah seharusnya menjadi reward bagi koordinator dan sub koordinator terpilih untuk mendapat satuan nilai kredit dalam jabatan fungsional-nya.

Demikian, urun rembug pemikiran berkaitan dengan pengalihan jabatan administrasi ke jabatan fungsional di lingkungan Perwakilan BKKBN Provinsi se Indonesia. Semoga perubahan struktural ke fungsional dimaknai dengan baik, bukan sekedar mengganti baju jabatan karena ternyata jumla koorinator dan sub koordinator sama dengan jumlah pejabat administrator yang dialihkan.

I'm proud to be a family planning participant.

Ditulis oleh : Dra. Uniek M. Sari, M.A.

PELAYANAN KB DALAM POSISI NEW NORMAL

New Normal

New merupakan kosa kata dari bahasa Inggris yang berarti baru. Normal boleh jadi berasal dari kata dalam bahasa Inggris yakni norm yang berarti aturan dan didalam bahasa Indonesia berdasar kamus besar bahasa Indonesia online kata normal mengandung pengertian menurut aturan atau menurut pola yang umum; sesuai dan tidak menyimpang dari suatu norma atau kaidah; sesuai dengan keadaan yang biasa; tanpa cacat; tidak ada kelainan.

Dengan demikian pengertian new normal adalah pelaksanaan kegiatan sesuai dengan norma atau kaidah yang biasa berlaku tanpa ada kelainan dari yang sebelumnya.

Mengapa dikatakan new normal ? Hal ini tidak terlepas dari kondisi diketahuinya ada virus yang kemudian dikenal dengan nama covid-19 atau coronavirus disease pada akhir tahun 2019 dan menyebar ke seluruh dunia di awal tahun 2020 setelah hanya terfokus di Wuhan, daerah bagian China.

Pada saat covid-19 sedang mewabah, banyak hal yang kemudian menjadi peraturan yang dikeluarkan oleh pemerintah dalam rangka mencegah penyebaran yang lebih luas lagi dari virus tersebut. Hal ini dikarenakan penyebaran covid-19 yang sangat mudah sekali yakni hanya melalui droplet. Sehingga pemerintah mengeluarkan kebojakan berupa pembatasan sosial berskala besar atau dikenal dengan akronim PSBB.

Hal-hal yang kemudian menjadi dampak dari kebijakan PSBB tersebut adalah :

1. Tidak ada terjadi kerumunan dalam skala besar. Oleh karenanya tidak ada lagi pertemuan-pertemuan terutama bila lebih dari 10 orang.
2. Menganjurkan agar anggota masyarakat tetap berada di rumah sehingga mengurangi terjadinya kerumunan
3. Kalaupun harus berada di luar rumah maka harus mengikuri protokol yang berlaku untuk mengantisipasi penyebaran yakni penggunaan alat pengaman diri seperti masker, sarung tangan, hand sanitizer dan disinfektan. Bahkan untuk paramedia alat pengaman diri bertingkat-tingkat atau berlapis-lapis.

Bagaikan bola salju, dampak yang sangat sederhana ini malah semakin bergulir maka semakin membesar. Salah satu yang menjadi fokus perhatian adalah pelayanan KB di tengah pandemik covid-19 apalagi bila ketersediaan alat pengaman diri belum tersedia secara memadai mengakibatkan pelayanan peserta KB pun terkendala sehingga di prediksi akan terjadi peningkatan angka kehamilan. Pada akhirnya diperkirakan di akhir tahun 2020 akan terjadi kelahiran sejalan dengan jumlah kehamilan yang terjadi. Bukan hanya kelahirannya yang di prediksi akan meningkat akan tetapi kemungkinan-kemungkinan terjadinya angka kematian bayi atau angka kematian ibu yang meningkat akibat kehamilan di masa pandemik covid-19.

Dengan melihat pada pemahaman-pemahaman tersebut maka diperlukan strategi pelayanan KB di masa new normal.

Rasional Penentuan Layanan dan Penyuluhan

Yang harus dipahami bahwa dampak wabah covid-19 ini menyeluruh dan di semua lapisan masyarakat baik yang berdasarkan kelompok umur, jenis kelamin, pekerjaan dan juga perkawinan. Bila dikaitkan dengan upaya pelayanan KB kepada masyarakat maka perlu dilihat rasionalisasi dalam perencanaan pelayanan KB.

Rasionalisasi tersebut dapat dilakukan dengan mengelompokan Pasangan Usia Subur berdasar jenis alat kontrasepsi dan manfaatnya. Berikut gambaran pengelompokan dimaksud yang diambil dari Buku Saku Merencanakan Keluarga Sakinah yang diterbitkan Perwakilan BKKBN Provinsi Kalimantan Selatan tahun 2014 halaman 28.

PUS KURANG 20 TAHUN	PUS 20 – 30 TAHUN	PUS DI ATAS 30 TAHUN
1.     Kondom 2.     Sanggama Terputus 3.     Metoda Amenora Laktasai 4.     Pantang Berkala Pada kelompok usia ini, penggunaan alat kontrasepsi bertujuan untuk menunda kehamilan dan menunda kelahiran anak pertama	1.         Pil 2.         Suntikan 3.         Implant Pada kelompok usia ini, penggunaan alat kontrasepsi bertujuan untuk menjarangkan jarak lahir anak pertama dengan anak kedua	1.       IUD 2.       MOP 3.       MOW Pada kelompok usia ini, penggunaan alat kontrasepsi bertujuan untuk mengakhiri kehamilan sehingga tidak terjadi kelahiran

Dengan melihat pada pengelompokan sasaran berdasar kriteria dalam tabel di atas maka pelaksanaan pelayanan KB yang dimulai dari penyuluhan akan dilakukan dengan lebih fokus lagi seperti :

1. Pada PUS kelompok usia kurang 20 tahun perlu diberi penyuluhan mengenai manfaat apabila melakukan penundaan kehamilan. Manfaat yang harus disampaikan harus bersifat paripurna, bukan sebagian-sebagian. Keparipurnaan itu apabila membahas tentang manfaat dari sisi ekonomi seperti ada waktu untuk menabung membersiapkan penambahan anggota keluarga, dari sisi kesiapan mental karena adanya anak mengakibatkan perubahan peran dari suami dan isteri yang mungkin belum diketahui pada sebelum menikah, dari sisi agama karena adanya anak menuntut suami-isteri menjadi tauladan penerapan kehidupan beragama dan lain sebagainya. Dengan penyuluhan yang bersifat multi manfaat tentunya akan memberikan nuansa pemikiran bagi PUS di bawah 20 tahun sehingga penggunaan alat kontrasepsi yang dipilih akan terarah pada alat kontrasepsi jenis modern.
2. Pada PUS kelompok usia 20-30 perkirakan telah memiliki anak 1 orang sehingga sudah mengetahui manfaat dari kontrasepsi. Namun perlu diberikan penyuluhan mengenai peningkatan kualitas penggunaan kontrasepsi sehingga terdapat peningkatan sesuai dengan kelompok umurnya.  Kenapa dipergunakan pil, suntik dan implant pada kelompok ini ? Karena bila saat pasangan usia subur ingin menghentikan pemakaian alat kontrasepsi akan dengan mudah dihentikan. Disamping penyuluhan tentang peningkatan kualitas alat kontrasepsi, perlu juga diberikan penyuluhan mengenai bina keluarga balita dan pembinaan anak.
3. Pada PUS kelompok usia di atas 30 tahun diperkirakan telah memiliki 2 orang anak dan mungkin telah berusia remaja sehingga untuk kelompok usia ini perlu diberikan penyuluhan tentang alat kontrasepsi dengan kualitas lebih mantap dan berjangka panjang. Yang lebih utama adalah diberikan penyuluhan tentang pembinaan kepada remaja karena remaja dimasukkan ke dalam kelompok generasi penerus sehingga pembinaan terhadap kelompok umur ini sangat penting. Dengan mengutamakan pentingnya kelompok remaja dalam pembinaan keluarga maka pasangan usia subur kelompok ini tentu akan merasa penting pula untuk tidak lagi ada kehamilan dan dapat fokus membina remajanya.

Dengan memperhatikan pada pengelompokan di atas maka penyuluhan KB akan memperoleh akseptor sesuai dengan kelompok umur isteri dari Pasangan Usia Subur yang dapat ditindak lanjuti dengan pelayanan sehingga kriteria Metoda Kontrasepsi Jangka Panjang akan berada di kelompok usia yang sesuai. 

Untuk pelayanan KB sudah seharusnya mengikuti protokol kesehatan seperti 

1.     Pengunaan masker bukan hanya untuk tenaga medis yang melakukan pelayanan melainkan juga bagi calon akseptor

2.     Penggunaan handscoon terutama pada pelayanan KB yang akan bersentuhan langsung dengan akseptor seperti pemasangan IUD dan Implant

3.     Penggunaan APD lengkap pada pelayanan KB yang berhubungan dengan operasi ringan seperti MOP dan MOW.

Hanya ini sumbang pemikiran untuk new normal pelayanan KB.

Semoga lebih bermanfaat.

I'm proud to be a family planning participant

PENDATAAN KELUARGA : PENGALAMAN, PEMBELAJARAN DAN PROSPEK

Undang Undang 52 Tahun 2009 diterbitkan sebagai pengganti dari UU no 10 tahun 1992 yang menjadi landasan hukum pelaksanaan program Keluarga Berencana dan bahkan dalam UU 52/2009 disempurnakan menjadi Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga.

Tindak lanjut dari terbitnya UU 52/2009 adalah Peratura Presiden nomor 62 tahun 2010 yang emuat tentang perubahan nomenklatur Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional menjadi Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional. Hal ini kemudian diikuti dengan terbitnya Peraturan Kepala BKKBN Nomor 72/2011 dan 82/2011 tetang struktur organisasi Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana Nasional dan Perwakilan BKKBN di Provinsi.

Sedangkan secara program, terbitnya Undang-Undang 52/2009 ditindak lanjuti dengan terbitnya Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 2014 tentang Perkembangan Kependudukan, Pembangunan Keluarga dan Sistem Informasi Keluarga. Dalam hal ini, PP 87 tahun 2014 memunculkan satu pokok bahasan baru yakni Sistem Informasi Keluarga (SIGA). Lahirnya PP 87 tahun 2014 ini beriringan dengan lahirnya UU 23 Tahun 2014 tentang Pemerintah Daerah dimana pada Lampiran N yang ternyata juga memuat tentang Sistem Informasi Keluarga yakni pada Sub Urusan ke 2 point d.

Pada pasal PP 87 tahun 2014 pasal 53 disebutkan bahwa Pendataan keluarga wajib dilaksanakan Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota secara serentak setiap 5 (lima) tahun untuk mendapatkan data keluarga yang akurat, valid, relevan, dan dapat dipertanggungjawabkan melalui proses pengumpulan, pengolahan, penyajian, penyimpanan, serta pemanfaatan data dan informasi kependudukan dan keluarga. Oleh karenanya, di tahun 2015 elah dilaksanakan Pendataan Keluarga sebagai pengejawantahan pasal 53 PP 87 tahun 2014 ini.

Mengacu pada pasal 53 tersebut dan pada pelaksanaan Pendataan Keluarga Tahun 2015, berarti pada tahun 2020 akan dilaksanakan Pendataan Keluarga tahun kedua sejak diterbitkannya PP 87 Tahun 2014. Tulisan ini mencoba menguraikan pengalaman, pembelajaran dan prospek dari pendataan keluarga yang dilaksanakan oleh BKKBN.

Pengalaman dan Pembelajaran

Landasan Hukum

PP 87 Tahun 2014 yang menjadi landasan pelaksanaan pendataan keluarga pertama dengan menggunakan jangka waktu 5 tahun sekali tidak ditindak lanjuti dalam bentuk Peraturan Kepala BKKBN maupun dalam bentuk Keputusan Kepala BKKBN melainkan hanya berlandaskan pada 

1. Surat Edaran Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 470/7580/SJ tanggal 19 Desember 2014, perihal Dukungan Pelaksanaan Pendataan Keluarga Tahun 2015 yang ditujukan kepada seluruh Kepala Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota.
2. Surat Deputi bidang Advokasi, Penggerakan dan Informasi nomor 768/RC.001/G4/2015 tanggal 16 Maret 2015 perihal Pelaksanaan Pendataan Keluarga 2015.
3. Surat Edaran Sekretaris Utama BKKBN Nomor 922/HK.015/G4/2015 tanggal 31 Maret 2015 tentang Pelaksanaan Pendataan Keluarga Tahun 2015 yang ditujukan kepada seluruh Kepala Perwakilan BKKBN Provinsi.

Dengan tiga jenis surat inilah seluruh Kepala Daerah Provinsi dan Kabupaten/Kota menerbitkan surat pelaksanaan pendataan di seluruh tingkatan wilayah. Dan pada Panduan Tata Cara Pendataan Keluarga Tahun 2015 berlandaskan pada SUrat Edaran Sekretaris Utama BKKBN.

Pada tahun 2016 barulah diterbitkan Peraturan Kepala BKKBN Nomor 481/PER/G4/2016 tentang Sistem Informasi Keluarga dimana pembahasan tentang Pendataan Keluarga terdapat dalam Pasal 7 Ayat (2).

Dari uraian ini sangat jelas bahwa tahun 2015 memberikan pengalaman  pelaksanaan Pendataan Keluarga yang tidak dilandasi payung hukum secara operasional berbentuk Peraturan Kepala BKKBN atau Keputusan Kepala BKKBN melainkan hanya sampai pada terbitnya Surat Edaran Sekretaris Utama BKKBN.

Proses

Di dalam panduan ini disampaikan secara rinci tata cara pelaksanaan kegiatan baik secara manajerial maupun secara operasional sehingga memudahkan pelaksanaan pendataan lima tahun sekali di tahun pertama yakni 2015. Secara manual, pelaksanaan pendataan keluarga di tahun 2015 memiliki keseragaman baik pola maupun sistematika-nya yang bukan hanya aman dari segi pelaksanaan akan tetapi aman dari sisi penggunaan anggaran.

Hal lain yang diatur di dalam Panduan ini adalah ketentuan mengenai operasional pendataan dimana pada angka 3 mengenai Pengolahan dan Umpan Balik / Pencetakan Output disebutkan 

1. Pengolahan hasil Pendataan Keluarga menggunakan metode Data Capture atau Data Entry dengan Alih Daya memanfaatkan jasa pihak ketiga, hal ini dilakukan untuk mengatasi keterbatasan tenaga dan sarana yang dimiliki.  
2. Setelah pengolahan hasil pendataan selesai dilakukan, maka akan didapatkan basis data keluarga Indonesia secara nasional. Untuk memberikan umpan balik kepada para pengelola data dan informasi di setiap tingkatan wilayah diperlukan pencetakan output basis data keluarga tersebut, yang akan digunakan oleh kader pendata sebagai dasar pembuatan peta keluarga di tingkat RT, serta juga digunakan untuk dasar pemutakhiran data keluarga tahun berikutnya pada periode pendataan keluarga secara nasional 

Dengan adanya pilihan pada proses pengolahan ini menyebabkan adanya perbedaan hasil dari proses pendataan keluarga. Kedua jenis proses pengolahan ini memiliki kelebihan dan kekurangan yang berdampak cukup signifkan pada penyimpanan data di aplikasi.

1. Pada pengolahan data capture hanya memerlukan tenaga ahli dan mesin scanner karena formulir-formulir yang sudah berisi data hanya perlu di scan kemudian akan dialihkan menjadi simbol angka, huruf dan gambar sehingga bisa diupload ke aplikasi dan tersimpan sebagai data mentah berupa tabel-tabel. Untuk kebutuhan tenaga dalam pengolahan data capture ini lebih sedikit karena cukup mempekerjakan tenaga ahli untuk melakukan scanning. Akan tetapi permasalahan yang muncul dari pengolahan menggunakan data capture ini adalah jusru pada saat scanning dimana alat scanner salah membaca simbol huruf, angka dan gambar yang ada di formulir karena bentuk tulisan tangan pendata yang berbeda-beda. Yang paling sering terjadi adalah kekeliruan saat membaca antara huruf dan angka sehingga bisa ditemui saat pertanyaan dalam formulir mengenai lamanya ber KB yang seharusnya berisi angka 8 boleh jadi terbaca 13 atau bisa jadi terbaca huruf B. Akibatnya terdapat kendala saat data mentah ditarik ke dalam format PDF sebagai output yang akan dicetak dan dimanfaatkan.
2. Pada pengolahan data entry, kesalahan yang terjadi dalam proses data capture tidak akan terjadi sebab data yang terdapat di formulir yang berupa tulisan tangan bisa dibaca dan disesuaikan dengan pertanyaan. Akan tetapi dalam cara pengolahan ini  perlu tenaga yang lumayan banyak untuk melakukan entry data. Disamping itu, kemampuan dalam menggunakan aplikasi pendataan keluarga perlu mendapat perhatian khusus sebab di tahun 2015 penggunaan aplikasi masih terbatas pada mereka yang memiliki basis pendidikan di bidang IT, Sedangkan tidak semua yang memahami IT adalah yang memahami program KKBPK sehingga kesalahan bisa terjadi pada saat melakukan input yang berkaitan dengan program KB terutama yang berkaitan dengan usia kawin pertama dan jenis-jenis alat kontrasepsi.

Dari uraian ini sangat jelas bahwa apapun proses pengolahan yang dipilih untuk menyimpan data memiliki kelebihan dan kekurangan. Akan tetapi dalam hal ke akurat an data maka proses pengolah data entry lebih terjamin daripada data capture. Apalagi dengan ketersediaan dana yang memadai pada kegiatan pendataan keluarga tahun 2015, hal tersebut dapat diantisipasi. Provinsi Kalimantan Selatan telah membukti keberhasilan proses pengolahan data entry dengan cara 

1. Melatih seluruh petugas lapangan KB untuk melakukan sendiri entry data

2. Pendampingan tenaga entry yang disewa oleh petugas lapangan KB guna verifikasi data

Dengan dilakukannya entry data sendiri oleh PKB maka disaat ada kekeliruan dalam tulisan kader di formulir, PKB akan secara langsung memperbaiki tulisan sebab seorang PKB akan hapal dengan warga yang dibinanya. Terhadap tenaga yang disewa PKB untuk melakukan entry karena keterbatasan kemampuan IT-nya maka dengan sendirinya bila ada hal-hal yang tidak dimengerti oleh pelaksana entry dengan segera dapat dikomunikasikan dengan PKB.

Aplikasi

Umpan balik atau cetak output dapat diberikan apabila proses penyimpanan data dapat dilakukan dengan baik dipengaruhi 3 hal yaitu validasi, server dan jarak.

Validasi saat data diinput ke aplikasi sangat penting sebab dengan validasi ini data-data yang masuk ke server telah disaring antara data yang valid dan tidak valid. Untuk penentuan validasi data maka konsep-konsep yang berkaitan dengan pertanyaan dalam formulir hars jelas dibahasakan juga dalam program aplikasi. Pada tataran ini seharusnya programer mempelajari dengan benar keseluruhan program KKBPK sehingga paham dengan benar secara kuantitas maupun kualitas konsep tentang Balita, Remaja, Lansia, Pasangan Usia Subur, Alat Kontrasepsi termasuk batasan-batasan masing-masing konsep. Contoh sederhana adalah tentang remaja. Kalau hanya berhenti pada konsep penduduk berusia 11 sampai dengan 24 tahun maka Pasangan Usia Subur yang berusia 17 tahun akan lolos dalam aplikasi termasuk kriteria remaja. Oleh karenanya perlu batasan yang jelas bahwa apabila sudah menikah meskipun usianya 115, 16 atau 17 tahun makan tidak dikelompokkan sebagai remaja. Dengan proses validasi yang sejak awal dibangun oleh programer maka tidak akan terjadi ada data yang tergolong tidak valid dan masuk ke aplikasi melainkan akan langsung tertolak oleh sistem. Validasi berdasarkan konsep ini sangat mutlak diperlukan karena data tidak valid hanya akan membebani server disebabkan data tidak valid ini tetap tersimpan dalam sistem namun tidak dapat ditarik sebagai data mentah.

Hal lain yang mempengaruhi aplikasi adalah kapasitas server dalam penyimpanan data.

Berikut gambaran sederhana dari data yang dihasilkan pada Pendataan Keluarga Tahun 2015.

Gambar di atas adalah file-file hasil entry data yang dilakukan oleh PKB Provinsi Kalimantan Selatan ke aplikasi pusat. Terdapat perbedaan ukuran masing-masing file dimana ukuran terbesar adalah Kelurahan Teluk Dalam di Banjarmasin dan terkecil adalah Desa Angkinang di Kabupaten Hulu Sungai Selatan.

Ukuran file di Desa Angkinang sebesar 435 KB (KiloByte) dan ketika file dibuka berisikan 315 Kepala Keluarga. Artinya setiap keluarga rata-rata memerlukan 1,38 KiloByte guna diupload ke aplikasi penyimpanan data. Dengan target hasil pendataan keluarga seluruh Indonesia sebanyak 70.000.000 kepala keluarga maka diperlukan server dengan ukuran 96.600.000 KiloByte atau setara dengan 96,6 GB (GegaByte). Apabila sebuah server memiliki kemampuan menyimpan file sebanyak 32 GB maka dalam pelaksanaan pendataan keluarga dibutuhkan paling tidak 3 atau 4 server dengan kapasitas penyimpanan 32GB. Penyediaan server dengan kapasitas yang rendah tentunya akan sangat berpengaruh terhadap proses penyimpanan data,

Hal lain yang juga berpengaruhi dalam proses penyimpanan data adalah jarak antara titik awal upload dengan server tempat penyimpanan data. Analogi guna memahami perlunya mempertimbangkan jarak adalah pesawat terbang. Untuk tiba di Jakarta, pesawat terbang dari Papua atau Papua Barat akan transit di 2 (dua) bandara. Analogi yang lain dan berkaitan dengan akses jaringan adalah bahwa setiap provider akan menyedian BTS di titik-titik tertentu yang akan menyambung satu sama lain sehingga akses jaringan akan stabil. Setidaknya dari satu tempat ke tempat lain diperlukan paling sedikit 3 (tiga) titik. Gambaran pesawat dan akses jaringan ini bila diposisikan pada proses penyimpanan data tentunya sangat mendekati. Saat sebuah file dengan ukuran 435 KB diupload ke server yang ada di Pusat dimana titik awal berada di Jawa Barat tentu akan berbeda kecepatan dengan titik awal di Kalimantan Utara dan akan berbeda pula kecepatannya dengan yang titik awalnya di Papua.

Dari ketiga uraian mengenai aplikasi ini dapat tergambar bahwa ketika proses penyimpanan data ke server di pusat terjadi antrian yang cukup panjang. Akibat yang ditimbulkannya tentu saja pada kualitas data yang tersimpan.

Prospek Tahun 2020

Manfaat pendataan keluarga sebenarnya sangat besar. Data keluarga yang meliputi individu dan juga kondisi sosial ekonomi di dalamnya sangat membantu dalam pelaksanaan pembangunan di semua sektor. Untuk sanitasi, dari pendataan keluarga sudah diperoleh data tentang jamban dan air bersih. Untuk kepemilikan rumah pun sudah tersedia di aplikasi pendataan keluarga. Dengan manfaat-manfaat tersebut dan diperkuat dengan penggunaan NIK sebagai primary key saat input data maka akan sangat memungkinkan hasil pendataan keluarga ini dipergunakan atau dimanfaatkan oleh sektor lain sebab sifatnya by name by address yang bukan terdata dari hasil pelayanan melainkan dari kunjungan rumah ke rumah. Apalagi bila pelaksanaan di tahun 2020 ini dilakukan penyempurnaan-penyempurnaan baik terhadap landasan hukum, pemilihan proses pengolahan yang tepat dan aplikasi penyimpanannya dimaksimalkan. 

Hanya saja ada batasan-batasan yang perlu didalami lebih lanjut yakni bahwa berdasar UU 23 Tahun 2014 Lampiran N sub urusan ke 2 Keluarga Berencana  point d tentang Sistem Informasi Keluarga bahwa kewenangannya berada di Pemerintah Pusat yang tidak dibagi dan atau tidak diserahkan ke Pemerintah Daerah Provinsi dan atau Pemerintah Kabupaten/Kota. Ini merupakan landasan hukum kenapa pada pendataan keluarga tahun 2015 lalu basis data keluarga tidak berada di level Kabupaten/Kota sebagaimana Sistem Informasi Kependudukan yang ada di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil. Oleh karena, penempatan Perwakilan BKKBN Provinsi sebagai perpanjangan tangan BKKBN menjadi acuan agar jarak yang sudah dibahas tadi dapat dipersingkat dengan menempatkan server-server secara regional di Perwakilan BKKBN Provinsi. Hal ini menjadi batasan bahwa Pendataan Keluarga yang merupakan data basis program KKBPK dalam Sistem Informasi Keluarga tidak dapat diintegrasikan ke dalam basis data kependudukan karena level kewenangannya yang berbeda. Akan tetapi, pemanfaatannya bisa dilakukan dengan proses perjanjian kerjasama.

Untuk tahun 2020, pendataan keluarga harus dilakukan lagi.karena

1. Merupakan amanat dari PP 87 Tahun 2014 bahwa pendataan keluarga dilakukan setiap 5 tahun sekali, 
2. Selama 5 tahun pasca pelaksanaan Pendataan Keluarga 2015 proses update data keluarga tidak berjalan secara sempurna. Hal ini bisa jadi disebabkan perpindahan atau mutasi aplikasi ke Sistem Informasi Keluarga atau bisa juga dikarenakan mind set pencatatan pelaporan masih menggunakan pola lama yaitu mengandalkan laporan formulir manual.

Untuk itu perlu pelaksanaan pendataan keluarga tahun 2020 perlu diperkuat dengan cara

1. Memberikan payung hukum yang kuat seperti Peraturan Kepala yang memuat tentang Pedoman Pendataan Keluarga secara khusus (terlepas dari SIGA)
2. Menyempurnakan sarana dan prasarana terutama aplikasi penyimpanan data
3. Menyiapkan sumber daya manusia sebagai petugas entry data
4. Tetap melaksanakan pendataan keluarga dengan sistematika yang sudah dibangun pada tahun 2015 yaitu berupa mekanisme menejerial dari tingkat Desa/Kelurahan hingga Provinsi.

Tahun 2020 tinggal menghitung bulan, semoga tulisan ini bermanfaat.

Salam KB !!

I am proud to be a family planning participant

MEMBAHAS PEMANGKASAN ESELON III dan IV

Menurut Profesor Dr. Sondang P. Siagian, organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama serta secara formal terikatdalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang disebut bawahan.

Dari pengertian tersebut makan menurut Sondang P. Siagian dalam sebuah organisasi terdapat ikatan antara atasan dan bawahan. Atasan dan bawahan merupakan deskripsi yang memperjelas pola hubungan antar perorangan dalam perserikatan itu sendiri sehingga alur perintah dalam rangka mencapai tujuan semakin jelas dan mudah dilakukan.

Berdasar pengertian organisasi yang merupakan persekutuan antara dua orang atau lebih maka dapat dipastikan di dalam organisasi akan terlaksana fungsi manajemen yang menurut Henry Fayol fungsi manajemen terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan) dan Controling (pengawasan).

Fungsi pengorganisasian dalam sebuah organisasi besar sangat penting untuk dilakukan dikarenakan dalam organisasi besar, banyak kegiatan yang harus dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Tujuan organisasi besar pun tidak hanya satu melainkan sudah bersifat majemuk.

Pemerintahan dan Sistem Manajemen

Pemerintahan sebagai sebuah sistem tata negara adalah merupakan sebuah organisasi yang sebenarnya menjalankan fungsi manajemen. Bahkan pemerintahan merupakan sebuah organisasi besar yang menjalankan multi fungsi dalam rangka mencapai tujuan secara nasional yang sifatnya manjemuk. Hal ini yang kemudian mengharuskan pemerintahan membentuk sub sistem-sub sistem baik secara horisontal maupun secara vertikal.

Sub sistem secara horisontal yakni dibentuknya lembaga-lembaga pemerintahan seperti kementerian dan lembaga non kementerian lainnya untuk menjalankan peran yang berbeda meskipun pada tujuan yang sama yakni mewujudkan tujuan ber-negara. Oleh karenanya, setelah terpilih dan dilantiknya Presiden maka akan diikuti dengan pelantikan menteri-menteri dan pimpinan lembaga guna menjalankan peran sesuai dengan tujuan negara yang dalam hal ini ditetapkan dalam tujuan pembangunan selama kepala pemerintahan berkuasa yakni selama 5 tahun. Kementerian dan lembaga yang dibentuk tentunya sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan masyarakat karena tujuan akhir dari pelaksanaan pemerintahan adalah pada kepentingan masyarakat.

Sub sistem secara vertikal adalah terkait dengan sistem tata negara itu sendiri. Dengan sustem tata negara yang terdiri dari wilayah-wilayah setingkat provinsi dan terkecil adalah Desa/Kelurahan maka sub sistem yang terbentuk tentunya berkaitan dengan tata negara tersebut. Artinya, di tingkat provinsi dan tingkatan di bawah provinsi akan terbentuk pula sub sistem pemerintahan yang masih merupakan satu kesatuan dengan pemerintahan dalam pengertian tata negara. Sub sistem vertikal terendah adalah di tingkat kabupaten/kota karena secara de jure, level inilah yang memeiliki kewenangan untuk menerbitkan peraturan terendah dalam tata hukum di Indonesia dan pemerintahan di level ini pula yang peraturannya bersentuhan langsung dengan masyarakat.

Oleh karenanya, setiap sub sistem dalam sistem pemerintahan tentunya akan menjalankan fungsi manajemen seperti planning, organizing, actuating dan controling agar tujuan yang dilaksanakan masing-masing sub sistem berjalan dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan ber-negara.

Dari uraian tersebut dapat tergambar pelaksanaan fungsi manajemen dalam sistem pemerintahan dan juga hirarki atau tingkatan dalam pelaksanaan hubungan dalam sistem manajemen itu sendiri. Tingkatan ini tentunya akan menggambarkan bentuk piramida dimana pada bagian atas piramida jelas adalah pimpinan pemerintahan dilanjutkan dengan level dibawah pimpinan pemerintahan yang tentu lebih besar daripada ukuran bagian atas dan ini bisa dilihat dari jumlah kementerian/lembaga serta jumlah pemerintahan provinsi dan pemerintahan kabupaten/kota yang ada dalam sistem pemerintahan.

Pengorganisasian dalam Lembaga

Dalam hal pelaksanaan fungsi manajemen, pengorganisasian merupakan salah satu fungsi yang jelas akan berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Fungsi pengorganisasian bukan hanya menyangkut pengelompokkan kegiatan melainkan justru lebih kompleks lagi yakni menyangkut siapa, mengerjakan apa, apa saja yang menjadi tanggung jawab terkait alat-sarana-tata cara kerja-dana atau sumber daya organisasi.

Dengan memperhatikan pengertian organisasi dan sebuah lembaga merupakan sub sistem yang juga merupakan organisasi tentunya menjalankan fungsi manajemen maka jelas di dalam sebuah lembaga akan terbentuk pula piramida manajemen. Masing-masing tingkatan yang ada di piramida manajemen akan menjalankan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan level manajemen. Artinya, di tingkat lembaga-pun fungsi manajemen akan berlaku dan piramida manajemen juga merupakan suatu keharusan.

Fayol membagi ke dalam 3 tingkatan dengan tanggung jawab yang berbeda sehingga sumber daya organisasi bisa berjalan dengan baik dimana top manager berperan sebagai pembuat kebijakan organisasi yang ditujukan pada staf, middle manager sebagai pelaksana kebijakan organisasi yang diarahkan pada staf dan lower manager berperan sebagai pengawas staf yang menjadi sasaran untuk menjalankan kebijakan. 

Sehingga, ketika tingkatan manajemen akan dihilangkan hanya menjadi Top Manager dan menghilangkan Middle dan Low Manager maka akan berpengaruh  :

1. Fungsi organizing dalam sistem tidak akan berjalan dengan baik karena hubungan antara atasan dan bawahan dalam organisasi tidak jelas
2. Seluruh bawahan memiliki jabatan dan fungsi yang sama sehingga tidak ada level tanggung jawab dan sangat memungkinkan terjadinya kemacetan dalam pola kumunikasi, pola kerja dan pertanggung jawaban.

Apabila setiap sub sistem mengalami pengaruh negatif dari pemangkasan dalam sistem manajemen maka ada baiknya pemangkasan tersebut perlu pertimbangan yang sangat matang.

Pemangkasan Manager

Piramida sistem manajemen sebuah organusasi dapat dilihat dari struktur organisasi. Harus diakui bahwa organisasi dengan struktur yang gemuk dan memecah tanggung jawab ke level manajemen yang majemuk berdampak pada efektifitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan organisasi.

Dengan struktur yang gemuk juga akan menimbulkan overlapping atau duplikasi pelaksanaan kegiatan padahal tujuannya sama dan mungkin juga sebenarnya hanya satu tujuan. Hal ini bukan saja akan membingungkan para penerima manfaat dari kegiatan melainkan juga akana da duplikasi anggaran yang justru berdampak pada pemborosan.

Oleh karena itu, pemangkasan manajemen perlu dilakukan bukan dengn mengurangi tingkatan atau level manajemen melainkan mengurangi jumlah pada tiap level manajemen. Dengan demikian, efesiensi dan efektifitas dapat dilakukan tanpa harus mengurangi tingkatan tanggung jawab di dalam organisasi saat menjalankan fungsi manajemen.

Artinya manajer pimpinan, manajer administrasi dan manajer pengawas masih tetap diberlakukan karena sejatinya hal tersebut sudah menjadi aturan dalam pelaksanaan fungsi manajemen di organisasi. Hanya saja kalau semula ada sebanyak 6 level manajer administrasi maka perlu dikurangi jumlahnya menjadi 2 atau 3 manajer administrasi saja. Begitu pula dengan manajer pengawas apabila semula berjumlah 20 akan bisa dikurangi jumlah sesuai dengan kebutuhan dalam organisasi.

Penetapan Manajer

Untuk menentukan jumlah manajer dalam sebuah organisasi dapat mengacu pada fungsi menajemen yaitu planning actuating, organizing dan controling.

1. Planning adalah perencanaan. Dalam pelaksanaan fungsi perencanaan sebuah organisasi tentunya harus melihat pada landasan hukum, kebijakan dalam mempergunakan sumber daya organisasi man, money, machine, method, materials dan market. Dengan demikian, sebuah lembaga memerlukan bidang administrasi dimana sub bidangnya akan menangani masalah sumber daya manusia, anggaran, peralatan dan sarana serta perencanaan.Peningkatan kompetensi sumber daya manusia merupakan sub bidang yang menjadi tanggung jawab dalam bidang ini.
2. Selanjutnya adalah bidang yang menggabungkan antara organizing dan actuating dimana bidang ini justru merupakan pelaksana program yang menjadi andalan dari sebuah lembaga. Sebuah program tentunya memiliki kegiatan internal dan eksternal lembaga. Dengan demikian pada sub bidang program ini akan memilah pada kegiatan internal dan eksternal. Kegiatan internal berkaitan dengan pembinaan program yang melibatkan satuan kerja di tingkat kabupaten/kota yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang sama untuk mengerjakan program-program dengan sasaran sama yang sesuai tingkatan tanggung jawabnya. Sedangkan kegiatan eksternal berkaitan dengan kerjasama lintas sektor yang memiliki tugas pokok yang berbeda untuk mengerjakan program dengan tujuan yang sama meskipun sasaran berbeda sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Artinya, penetapan kegiatan yang dilaksanakan oleh sub bidang dalam bidang program ini hanya mengacu pada sasaran dan tujuan program. Tidak lagi mengacu pada kegiatan.
3. Bidang selanjutnya adalah controling atau pengawasan dimana proses evaluasi berlangsung dan penilaian-penilaian hasil kinerja dilakukan. Pada bidang ini terdapat sub bidang evaluasi administrasi, evaluasi tenaga program dan evaluasi pelaksanaan program.

Dengan mengacu hanya pada fungsi manajemen maka dalam sebuah lembaga eselon II terdapat paling banyak 3 (tiga) pejabat administrator. Demikian pula dengan sub bidang yang memerlukan pejabat pengawas, porsi terbanyak berada di bidang program akan tetapi apabila penetapannya dilakukan berdasarkan pada sasaran program dan tujuan program maka jumlah pejabat pengawas di bidang ini juga masih bisa  dikalkulasikan dengan lebih tepat lagi.

Pemilihan Pejabat

Dengan adanya rasionalisasi jumlah pejabat administrator dan pejabat pengawas ini maka diperlukan pemilihan pejabat yang representatif dari segala sisi untuk dapat menjalankan tugas pokok da fungsinya.

Guna memilih pejabat-pejabat tersebut dari sejumlah pejabat yang sudah ada dan sudah terlanjur mendapat jabatan struktural tentunya perlu seleksi dan pemetaan  dengan ketentuan :

1. Berpedoman pada masa kerja sebagai Pegawai Negeri Sipil
2. Tetap mengacu pada pangkat dan golongan serta masa kerja pangkat dan golongan
3. Seleksi melalui need assesment dengan didahului permohonan yang bersangkutan dan pernyataan-pernyataan yang dibutuhkan

Pemetaan berdasar hasil seleksi menggunakan asesmen akan lebih rasional daripada hanya menggunakan pangkat dan golongan. Akan tetapi yang dapat mengikuti asesmen justru mereka yang memiliki masa kerja pangkat dan golongan yang sudah memenuhi persyaratan secara hukum kepegawaian. Daftar Urut Kepangkatan harus kembali diberlakukan saat melakukan pemilihan pejabat.

Tulisan ini hanyalah urun rembug atas kegelisahan para eselon III dan IV dengan beredarnya informasi penghilangan eselon III dan eselon IV. Sebenarnya kalau jeli membaca surat keputusan jabatan, memang tidak ada disebutkan pejabat eselon III atau eselon IV sedangkan yang tertulis sejak diberlakukannya Undang-Undang ASN adalah Pejabat administrator dan Pejabat Pengawas. Adapun penyebutan eselon dibelakang posisi bidang atau sub bidang pejabat hanya dalam kapasitas penempatan pembayaran tunjangan dalam penggajian.

Semoga ulasan mengenai jumlah dan komposisi pejabat dalam artikel ini dapat menjadi bahan pemikiran saat lembaga-lembaga menentukan struktur organisasinya.

I am proud to be a family planning participant !!