MEMBAHAS PEMANGKASAN ESELON III dan IV

Menurut Profesor Dr. Sondang P. Siagian, organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja sama serta secara formal terikatdalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan dalam ikatan yang mana terdapat seseorang / beberapa orang yang disebut atasan dan seorang / sekelompok orang disebut bawahan.

Dari pengertian tersebut makan menurut Sondang P. Siagian dalam sebuah organisasi terdapat ikatan antara atasan dan bawahan. Atasan dan bawahan merupakan deskripsi yang memperjelas pola hubungan antar perorangan dalam perserikatan itu sendiri sehingga alur perintah dalam rangka mencapai tujuan semakin jelas dan mudah dilakukan.

Berdasar pengertian organisasi yang merupakan persekutuan antara dua orang atau lebih maka dapat dipastikan di dalam organisasi akan terlaksana fungsi manajemen yang menurut Henry Fayol fungsi manajemen terdiri dari Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pelaksanaan) dan Controling (pengawasan).

Fungsi pengorganisasian dalam sebuah organisasi besar sangat penting untuk dilakukan dikarenakan dalam organisasi besar, banyak kegiatan yang harus dikerjakan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Tujuan organisasi besar pun tidak hanya satu melainkan sudah bersifat majemuk.

Pemerintahan dan Sistem Manajemen

Pemerintahan sebagai sebuah sistem tata negara adalah merupakan sebuah organisasi yang sebenarnya menjalankan fungsi manajemen. Bahkan pemerintahan merupakan sebuah organisasi besar yang menjalankan multi fungsi dalam rangka mencapai tujuan secara nasional yang sifatnya manjemuk. Hal ini yang kemudian mengharuskan pemerintahan membentuk sub sistem-sub sistem baik secara horisontal maupun secara vertikal.

Sub sistem secara horisontal yakni dibentuknya lembaga-lembaga pemerintahan seperti kementerian dan lembaga non kementerian lainnya untuk menjalankan peran yang berbeda meskipun pada tujuan yang sama yakni mewujudkan tujuan ber-negara. Oleh karenanya, setelah terpilih dan dilantiknya Presiden maka akan diikuti dengan pelantikan menteri-menteri dan pimpinan lembaga guna menjalankan peran sesuai dengan tujuan negara yang dalam hal ini ditetapkan dalam tujuan pembangunan selama kepala pemerintahan berkuasa yakni selama 5 tahun. Kementerian dan lembaga yang dibentuk tentunya sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan masyarakat karena tujuan akhir dari pelaksanaan pemerintahan adalah pada kepentingan masyarakat.

Sub sistem secara vertikal adalah terkait dengan sistem tata negara itu sendiri. Dengan sustem tata negara yang terdiri dari wilayah-wilayah setingkat provinsi dan terkecil adalah Desa/Kelurahan maka sub sistem yang terbentuk tentunya berkaitan dengan tata negara tersebut. Artinya, di tingkat provinsi dan tingkatan di bawah provinsi akan terbentuk pula sub sistem pemerintahan yang masih merupakan satu kesatuan dengan pemerintahan dalam pengertian tata negara. Sub sistem vertikal terendah adalah di tingkat kabupaten/kota karena secara de jure, level inilah yang memeiliki kewenangan untuk menerbitkan peraturan terendah dalam tata hukum di Indonesia dan pemerintahan di level ini pula yang peraturannya bersentuhan langsung dengan masyarakat.

Oleh karenanya, setiap sub sistem dalam sistem pemerintahan tentunya akan menjalankan fungsi manajemen seperti planning, organizing, actuating dan controling agar tujuan yang dilaksanakan masing-masing sub sistem berjalan dengan efektif dan efisien dalam rangka mencapai tujuan ber-negara.

Dari uraian tersebut dapat tergambar pelaksanaan fungsi manajemen dalam sistem pemerintahan dan juga hirarki atau tingkatan dalam pelaksanaan hubungan dalam sistem manajemen itu sendiri. Tingkatan ini tentunya akan menggambarkan bentuk piramida dimana pada bagian atas piramida jelas adalah pimpinan pemerintahan dilanjutkan dengan level dibawah pimpinan pemerintahan yang tentu lebih besar daripada ukuran bagian atas dan ini bisa dilihat dari jumlah kementerian/lembaga serta jumlah pemerintahan provinsi dan pemerintahan kabupaten/kota yang ada dalam sistem pemerintahan.

Pengorganisasian dalam Lembaga

Dalam hal pelaksanaan fungsi manajemen, pengorganisasian merupakan salah satu fungsi yang jelas akan berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi. Fungsi pengorganisasian bukan hanya menyangkut pengelompokkan kegiatan melainkan justru lebih kompleks lagi yakni menyangkut siapa, mengerjakan apa, apa saja yang menjadi tanggung jawab terkait alat-sarana-tata cara kerja-dana atau sumber daya organisasi.

Dengan memperhatikan pengertian organisasi dan sebuah lembaga merupakan sub sistem yang juga merupakan organisasi tentunya menjalankan fungsi manajemen maka jelas di dalam sebuah lembaga akan terbentuk pula piramida manajemen. Masing-masing tingkatan yang ada di piramida manajemen akan menjalankan tanggung jawab yang berbeda sesuai dengan level manajemen. Artinya, di tingkat lembaga-pun fungsi manajemen akan berlaku dan piramida manajemen juga merupakan suatu keharusan.

Fayol membagi ke dalam 3 tingkatan dengan tanggung jawab yang berbeda sehingga sumber daya organisasi bisa berjalan dengan baik dimana top manager berperan sebagai pembuat kebijakan organisasi yang ditujukan pada staf, middle manager sebagai pelaksana kebijakan organisasi yang diarahkan pada staf dan lower manager berperan sebagai pengawas staf yang menjadi sasaran untuk menjalankan kebijakan. 

Sehingga, ketika tingkatan manajemen akan dihilangkan hanya menjadi Top Manager dan menghilangkan Middle dan Low Manager maka akan berpengaruh  :

1. Fungsi organizing dalam sistem tidak akan berjalan dengan baik karena hubungan antara atasan dan bawahan dalam organisasi tidak jelas
2. Seluruh bawahan memiliki jabatan dan fungsi yang sama sehingga tidak ada level tanggung jawab dan sangat memungkinkan terjadinya kemacetan dalam pola kumunikasi, pola kerja dan pertanggung jawaban.

Apabila setiap sub sistem mengalami pengaruh negatif dari pemangkasan dalam sistem manajemen maka ada baiknya pemangkasan tersebut perlu pertimbangan yang sangat matang.

Pemangkasan Manager

Piramida sistem manajemen sebuah organusasi dapat dilihat dari struktur organisasi. Harus diakui bahwa organisasi dengan struktur yang gemuk dan memecah tanggung jawab ke level manajemen yang majemuk berdampak pada efektifitas dan efisiensi pelaksanaan kegiatan organisasi.

Dengan struktur yang gemuk juga akan menimbulkan overlapping atau duplikasi pelaksanaan kegiatan padahal tujuannya sama dan mungkin juga sebenarnya hanya satu tujuan. Hal ini bukan saja akan membingungkan para penerima manfaat dari kegiatan melainkan juga akana da duplikasi anggaran yang justru berdampak pada pemborosan.

Oleh karena itu, pemangkasan manajemen perlu dilakukan bukan dengn mengurangi tingkatan atau level manajemen melainkan mengurangi jumlah pada tiap level manajemen. Dengan demikian, efesiensi dan efektifitas dapat dilakukan tanpa harus mengurangi tingkatan tanggung jawab di dalam organisasi saat menjalankan fungsi manajemen.

Artinya manajer pimpinan, manajer administrasi dan manajer pengawas masih tetap diberlakukan karena sejatinya hal tersebut sudah menjadi aturan dalam pelaksanaan fungsi manajemen di organisasi. Hanya saja kalau semula ada sebanyak 6 level manajer administrasi maka perlu dikurangi jumlahnya menjadi 2 atau 3 manajer administrasi saja. Begitu pula dengan manajer pengawas apabila semula berjumlah 20 akan bisa dikurangi jumlah sesuai dengan kebutuhan dalam organisasi.

Penetapan Manajer

Untuk menentukan jumlah manajer dalam sebuah organisasi dapat mengacu pada fungsi menajemen yaitu planning actuating, organizing dan controling.

1. Planning adalah perencanaan. Dalam pelaksanaan fungsi perencanaan sebuah organisasi tentunya harus melihat pada landasan hukum, kebijakan dalam mempergunakan sumber daya organisasi man, money, machine, method, materials dan market. Dengan demikian, sebuah lembaga memerlukan bidang administrasi dimana sub bidangnya akan menangani masalah sumber daya manusia, anggaran, peralatan dan sarana serta perencanaan.Peningkatan kompetensi sumber daya manusia merupakan sub bidang yang menjadi tanggung jawab dalam bidang ini.
2. Selanjutnya adalah bidang yang menggabungkan antara organizing dan actuating dimana bidang ini justru merupakan pelaksana program yang menjadi andalan dari sebuah lembaga. Sebuah program tentunya memiliki kegiatan internal dan eksternal lembaga. Dengan demikian pada sub bidang program ini akan memilah pada kegiatan internal dan eksternal. Kegiatan internal berkaitan dengan pembinaan program yang melibatkan satuan kerja di tingkat kabupaten/kota yang memiliki tugas pokok dan fungsi yang sama untuk mengerjakan program-program dengan sasaran sama yang sesuai tingkatan tanggung jawabnya. Sedangkan kegiatan eksternal berkaitan dengan kerjasama lintas sektor yang memiliki tugas pokok yang berbeda untuk mengerjakan program dengan tujuan yang sama meskipun sasaran berbeda sesuai dengan tanggung jawab masing-masing. Artinya, penetapan kegiatan yang dilaksanakan oleh sub bidang dalam bidang program ini hanya mengacu pada sasaran dan tujuan program. Tidak lagi mengacu pada kegiatan.
3. Bidang selanjutnya adalah controling atau pengawasan dimana proses evaluasi berlangsung dan penilaian-penilaian hasil kinerja dilakukan. Pada bidang ini terdapat sub bidang evaluasi administrasi, evaluasi tenaga program dan evaluasi pelaksanaan program.

Dengan mengacu hanya pada fungsi manajemen maka dalam sebuah lembaga eselon II terdapat paling banyak 3 (tiga) pejabat administrator. Demikian pula dengan sub bidang yang memerlukan pejabat pengawas, porsi terbanyak berada di bidang program akan tetapi apabila penetapannya dilakukan berdasarkan pada sasaran program dan tujuan program maka jumlah pejabat pengawas di bidang ini juga masih bisa  dikalkulasikan dengan lebih tepat lagi.

Pemilihan Pejabat

Dengan adanya rasionalisasi jumlah pejabat administrator dan pejabat pengawas ini maka diperlukan pemilihan pejabat yang representatif dari segala sisi untuk dapat menjalankan tugas pokok da fungsinya.

Guna memilih pejabat-pejabat tersebut dari sejumlah pejabat yang sudah ada dan sudah terlanjur mendapat jabatan struktural tentunya perlu seleksi dan pemetaan  dengan ketentuan :

1. Berpedoman pada masa kerja sebagai Pegawai Negeri Sipil
2. Tetap mengacu pada pangkat dan golongan serta masa kerja pangkat dan golongan
3. Seleksi melalui need assesment dengan didahului permohonan yang bersangkutan dan pernyataan-pernyataan yang dibutuhkan

Pemetaan berdasar hasil seleksi menggunakan asesmen akan lebih rasional daripada hanya menggunakan pangkat dan golongan. Akan tetapi yang dapat mengikuti asesmen justru mereka yang memiliki masa kerja pangkat dan golongan yang sudah memenuhi persyaratan secara hukum kepegawaian. Daftar Urut Kepangkatan harus kembali diberlakukan saat melakukan pemilihan pejabat.

Tulisan ini hanyalah urun rembug atas kegelisahan para eselon III dan IV dengan beredarnya informasi penghilangan eselon III dan eselon IV. Sebenarnya kalau jeli membaca surat keputusan jabatan, memang tidak ada disebutkan pejabat eselon III atau eselon IV sedangkan yang tertulis sejak diberlakukannya Undang-Undang ASN adalah Pejabat administrator dan Pejabat Pengawas. Adapun penyebutan eselon dibelakang posisi bidang atau sub bidang pejabat hanya dalam kapasitas penempatan pembayaran tunjangan dalam penggajian.

Semoga ulasan mengenai jumlah dan komposisi pejabat dalam artikel ini dapat menjadi bahan pemikiran saat lembaga-lembaga menentukan struktur organisasinya.

I am proud to be a family planning participant !!