PENGAWASAN.......AWAS MENGAWAS

Organisasi apapun pasti menjalankan fungsi managemen dari Planning, Organizing, Actuating dan Controling. Masing-masing fungsi memiliki peran sendiri-sendiri namun saling terikat satu dengan yang lainnya. Dengan demikian, fungsi menejemen ini bisa disamakan dengan sebuah sistem yang terdiri dari sub sistem P, sub sistem O, sub sistem A dan sub sistem C.

Berjalannya sub sistem sesuai rule of role akan mewujudkan sistem yang sehat sehingga organisasi yang menjalankan fungsi menejemen secara menyeluruh ini akan bisa mencapai tujuan organisasinya dengan baik, efektif dan efisien. Oleh karena itu, sebuah organisasi besar dan modern akan menempatkan sub sistem ini dalam struktur organisasi-nya yang dilengkapi dengan sarana-prasarana pendukung organisasi berupa Man, Money, Machine, Method dan Materials. Money, Machine, Materials dan Method pada dasarnya merupakan sarana-prasarana yang bersifat statis dimana akan menjadi dinamis bila digerakan oleh Man yang ada dalam organisasi.

Efektifitas, efisiensi dan hasil yang baik dari organisasi boleh jadi tergantung pada penyediaan sarana dan pra sarana yang memadai dan sesuai untuk kebutuhan organisasi, akan tetapi lebih besar sangat dipengaruhi oleh orang-orang yang duduk sebagai pelaksana menejemen yang disebut menejer atau pimpinan.

Pengawasan atau Controling

Dengan memahami bahwa pengawasan atau controling merupakan bagian dari fungsi menejemen yang tidak dapat dihilangkan atau ditiadakan dalam sebuah organisasi maka sudah seharusnya setiap individu yang terlibat di dalam organisasi memahami makna sesungguhnya dari sebuah pengawasan.

Dalam organisasi besar seperti Pemerintahan di sebuah negara, pelaksanaan kegiatan pembangunan juga tidak terlepas dari fungsi pengawasan, oleh karenanya, Pemerintah memiliki satu badan yang melaksanakan fungsi sesuai tugas pokok dan fungsi-nya seperti Badan Pengawas Keuangan untuk melakukan pengawasan dan kontrol di bidang anggaran, Badan Kepegawaian Negara untuk melakukan pengawasan dan kontrol bagi pegawai negeri maupun pegawai negara dan lain sebagainya. Disamping itu, pengawasan dapat dilakukan oleh publik atau masyarakat dikarenakan dalam sebuah negara demokrasi maka legitimasi tertinggi berada ditangan rakyat. Oleh karenanya, melalui lebaga-lembaga swadaya, masyarakat membentuk institusi yang menjalankan fungsi pengawasan seperti Indonesian Corruption Watch.

Pengawasan yang dilakukan oleh negara dan masyarakat merupakan pengawasan eksternal bagi sebuah organisasi dan institusi lainnya. Sebab, bagi organisasi itu sendiri, fungsi pengawasan yang melekat pada sistem dari fungsi menejemen harus tetap ada. Sehingga dapat dikatakan bahwa fungsi pengawasan yang dijalankan oleh organisasi sendiri disebut pengawasan internal.

Dengan melihat pada pengawasan eksternal dan pengawasan internal maka dapat dibedakan makna dari pengawasan itu sendiri. Secara harafiah, pengawasan adalah upaya untuk meniadakan penyimpangan penggunaan Man, Machine, Money, Method dan Materials organisasi yang akan merugikan organisasi. 

Pada saat sebuah pengawasan dilakukan secara internal (organisasi yang masih berada dalam satu Peraturan Hukum walaupun bersifat vertikal dan horizontal) lebih bersifat pada pembinaan agar tidak terjadi penyalah gunaan atau penyimpang dalam penggunaan sumber organisasi. Sedangkan pengawasan yang dilakukan secara eksternal lebih cenderung pada pembuktian bahwa organisasi tertentu tidak menyimpang atau tidak menyalah gunakan sumber organisasi (5M) tersebut.

Menyikapi Hasil Pengawasan

Sebuah pengawasan yang dilakukan secara sistematis akan menghasilkan sebuah temuan hasil pengawasan yang lebih fokus pada pont-point yang diawasi menyangkut 5 sumber organisasi tersebut. Hasil pengawasan berupa temuan biasanya akan disampaikan secara lisan berupaya pemaparan dan secara tertulis. Dari kedua cara penyampaikan tersebut, sebuah pengawasan tidak serta merta menghasilkan keputusan berupa sanksi melainkan harus memberi kesempatan kepada pihak-pihak yang diduga melakukan penyimpangan atau penyalahgunaan sumber organisasi.

Pemahaman terhadap hasil pengawasan tidak bisa terlepas dari pemahaman menejer terhadap fungsi menejemen. Ini juga menjadi faktor berpengaruh terhadap keberhasilan dalam men-sosialisasi-kan pengertian dan tujuan pengawasan. Oleh karenanya, bagaimana seorang menejer menyikapi hasil pengawasan bisa menjadi indikator pemahaman terhadap fungsi menejemen : controling.

Bila hasil pengawasan merupakan sebuah permasalahan maka dari hasil pengawasan intern yang dilakukan baru-baru ini, sikap-sikap yang ditunjukkan oleh para menejer adalah sebagai berikut :

1. Mencari sumber permasalahan dan membebankan kepada sumber permasalahan untuk menyelesaikan hasil temuan. Hal ini kerap ditunjukan oleh seseorang yang hanya memahami pekerjaan yang menjadi tupoksi-nya tanpa memahami berlakunya sistem dalam organisasi bahwa satu sama lain walaupun dengan tupoksi yang berbeda merupakan satu kesatuan yang saling berpengaruh.
2. Menghindari permasalahan dengan menghilangkan berkas dan bukti yang sebenarnya merupakan tanggung jawab menejerial dibidangnya. Hal ini ditunjukan oleh orang yang hanya fokus pada kepentingan diri dan lingkungannya padahal diri dan lingkungan itu merupakan sumber masalah bagi orang lain walaupun menyadari bahwa satu sub sistem berpengaruh terhadap sub sistem yang lain.
3. Mempelajari permasalahan kemudian memahami yang menjadi permasalahan kemudian berupaya untuk menyelesaikan permasalahan.

Dengan melihat bahwa hasil pengawasan merupakan hasil dari sebuah proses sebab pengawasan itu sendiri merupakan sub sistem yang menjalankan sistem intern maka untuk menjawab hasil pengawasan tidak serta merta dengan menabrak sistem dari sub sistem itu sendiri. Berdasar pada pemahaman itu maka cara untuk menjawab hasil pengawasan adalah :

1. Meminta feedback hasil pengawasan
2. Menetapkan kesepakatan waktu untuk pembukti dalam menjawab hasil pengawasan dengan skala tertentu berdasar perhitungan hari kerja ;
3. Mempersiapkan bukti-bukti autentik untuk memperkuat jawaban atau sanggahan dari hasil pengawasan ;
4. Melakukan prosedur tetap (resmi) dalam menjawab atau menyanggah hasil pemeriksaan misalnya dengan membuat Berita Acara Pemeriksaan dimana dalam BAP inilah sanggahan dan bukti-bukti disajikan sehingga atasan langsung bisa menerbitkan Laporan BAP dengan menetapkan sanksi yang sudah diperbandingkan dengan hasil pengawasan dan hasil dalam BAP ;
5. Prosedur tetap ini dilaksanakan dalam kurun waktu yang sudah disepakati ;
6. Penetapan sanksi yang berlaku didasarkan atas Laporan BAP yang sudah dilakukan oleh atasan langsung.

Tulisan ini didasarkan pada pengamatan terhadap pola tingkah laku menejer di tempat bekerja, pasca pengawasan internal. Sebenarnya, disaat pengawasan internal dilakukan, harus diartikan sebagai pembinaan sehingga makna hasil pengawasan bisa diasumsikan sebagai "pembelajaran" untuk melakukan hal yang sama ketika pengawasan eksternal dilakukan oleh pihak dari luar organisasi. Sebab, sebuah pengawasan tidak akan menjadi alat untuk memasung sepanjang sumber organisasi seperti Man, Money, Machine, Method dan Materials dipergunakan sesuai dengan rule of law sementara pada menejer berbuat berdasar rule of role.

Sukses untuk kita semua, semoga bermanfaat.