SKEMA PELAPORAN LAPANGAN

Data,

Pada masa sekarang ini sudah menjadi satu sumber daya organisasi yang tidak dapat diabaikan keberadaannya. Bersumber dari data yang tepat maka rencana strategi sebuah organisasi akan dapat disusun. Semakin valid sebuah data maka rencana strategi organisasi dalam mencapai tujuannya akan semakin memungkinkan untuk dicapai. Pentingnya data dalam penetapan kebijakan berupa rencana strategi digambar dengan istilah "garbage in-garbage out". Maksudnya bila yang masuk adalah data sampah yang tidak valid dan tidak dapat dipercaya maka kebijakan yang dikeluarkan juga merupakan sampah yang sangat kecil kemungkinan keberhasilannya dalam pembuatan kebijakan.

Apliaksi,

Berkenaan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi maka fungsi data bukan hanya sebagai kondisi riil berupa angka dan fakta melainkan bisa menjadi informasi yang benar-benar sahih. Agar dapat menjadi data sebagai informasi yang valid maka diperlukan sarana pengolahan yang tepat. Sarana pengolahan itu berupa aplikasi.

Pada awal perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi,  pengolahan data dilakukan dengan menggunakan komputer namun input data dilakukan secara manual, demikian pula dengan penghitungan rekapitulasinya. Data yang menjadi informasi diolah sedemikian rupa menggunakan format tabel-tabel dan grafik-grafik sehingga dapat dibaca baik secara absolut maupun secara persentasi.

Perkembangan selanjutnya justru dalam hal pengumpulan data itu sendiri, yang tidak perlu lagi dilakukan secara manual bahkan pengolahannya bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi secara online dengan memanfaatkan jariang internet.

Dalam teori Sistem Informasi Manajemen, pengolahan data dengan menggunakan tehnologi yang tepat guna akan menghasilkan kebijakan yang lebih akurat.

Kecepatan,

Dengan menggunakan aplikasi online pada penghitungan yang tepat baik kapasitas maupun kecepatan makan sangat memungkinkan pengolahan data justru lebih cepat dilakukan daripada penggunaan aplikasi manual. Oleh karenanya, sistem pencatatan pelaporan yang sumber datanya dari lapangan (grown) seperti halnya program Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga sangat perlu dipergunakannya aplikasi secara online ini. Proses rekapitulasi langsung diolah secara sistematis di aplikasi dan agregat-agregat yang diperlukan langsung terkirim ke dalam format yang dibutuhkan. Dengan demikian proses kegiatan dalam sebulan yang diinput harian oleh petugas lapangan KB sudah dapat ditarik ke dalam format laporan. Hal ini juga menggambarkan kemudahan dalam pengolahan data menjadi laporan.

Skema,

Laporan pelaksannaan program Kependudukan, Keluarga Berencana dan Pembangunan Keluarga di Kalimantan Selatan mempergunakan sistematika yang berawal dari PKB. 

Setiap petugas lapangan KB langsung akses ke aplikasi provinsi guna melakukan input keluarga baru ataupun melakukan perubahan data keluarga baik karena pindah, menikah, bercerai, meninggal dan tambah anggota keluarga maupun perubahan alat kontrasepsi.

Pekerjaan petugas lapangan KB ini akan dengan sendirinya masuk ke dalam format pengendalian lapangan (F/I/Dal) dan format pelayanan kontrasepsi (F/II/KB). Hanya kegiatan-kegiatan pembinaan yang tidak berkaitan langsung dengan database yang diinput oleh petugas lapangan KB seperti kegiatan rapat koordinasi, jumlah kelompok melakukan pertemuan dan jumlah anggota kelompok kegiatan yang hadir dalam pertemuan.

Kecamatan memiliki tugas menginput data lain yang tidak ada dalam F/I/Dal dan melaporkan distribusi alat kontrasepsi dari R/II/KB manual ke aplikasi. Kewenangan untuk mengunggah rekapitulasi F/I/Dal dan F/II/KB ke aplikasi statistik rutin BKKBN Pusat berada di Kecamatan.

SKPD-KB Kabupaten/Kota berperan sebagai supervisor pelaporan yang bisa memberikan teguran dan sanksi terhadap wilayah yang tidak melapor bulan berjalan.

Hasil,

Perkiraan sementara akan terjadi penurunan laporan terutama wilayah-wilayah yang tingkat kepedulian terhadap pencatatan dan pelaporan sangat rendah. Akan tetapi seiring dengan berjalannya waktu, hal ini akan bisa diminimalisir terutama dengan alasan ketersediaan dana dan biaya-biaya operasional yang dibutuhkan.

Target pada tahun mendatang, kegiatan ini berada di operator Fasilitas Kesehatan yang menangani pelayanan KB.

RESPONSIBILITY OF MANAGER

Dalam sebuah organisasi terdapat unsur-unsur adanya perintah (command), kepemimpinan (leadership), pengawasan (controlling) dan management. Masing-masing unsur ini memiliki fungsi sendiri-sendiri di dalam organisasi dan bila fungsi-fungsi tersebut berjalan dengan baik maka berjalanlah mesin organisasi dengan baik pula.

Unsur perintah di dalam beberapa teori manajemen dilekatkan dalam unsur kepemimpinan sebab salah satu indikasi adanya kepemimpinan yaitu adanya perintah sebagai wujud dari kemampuan untuk mempengaruhi agar seseorang atau sekelompok orang mau melaksanakan tugas-tugas organisasi. Sebuah perintah harus diberikan oleh atasan kepada bawahan yang mengandung aspek memperlancar organisasi dalam mencapai tujuan.

Unsur management terdiri dari beberapa fungsi yaitu perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan kegiatan dan pengawasan. Masing-masing fungsi management ini juga mengarah pada tercapainya tujuan organisasi. Bila management merupakan sistem maka fungsi-fungsi management merupakan sub sistem yang berkaitan satu sama lain menjadi satu rangkaian yang akan berputar terus menerus sampai dengan tujuan organisasi terwujud  baik tujuan mikro maupun tujuan makro.

Unsur pengawasan bukan hanya ada di dalam organisasi melainkan juga merupakan fungsi tersendiri di dalam unsur management. Artinya pengawasan bila dilihat sebagai fungsi management dan bisa juga dilihat sebagai unsur organisasi. Ini menandakan bahwa pengawasan merupakn satu hal tingkat kepentingannya jauh lebih besar dibanding unsur organisasi lainnya.

ORGANISASI BISNIS DAN ORGANISASI PUBLIK

Organisasi bisnis adalah organisasi yang beroreintasi pada laba. Dengan demikian, unsur-unsur organisasi dalam organisasi bisnis di arah kan pada pencapaian laba setinggi-tinggi dan ukuran keberhasilan organisasi adalah apabila memperoleh laba besar, bertahan dalam perubahan lingkungan dan mampu berkembang. Pada organisasi bisnis, pengawasan internal dalam management maupun pengawasan organisasi itu sendiri akan lebih mudah dilakukan sebab ukurannya adalh profit. Sehingga bila hasil sebuah pengawasan menyimpulkan bahwa suatu kegiatan atau sebuah sub sistem tidak menghasilkan laba atau profit maka bisa di reformulasi ulang dalam sebuah kebijakan organisasi. Implikasi kebijakan bisa bersifat internal bisa juga bersifat eksternal namun akan masih bisa dipertanggung jawabkan oleh organisasi sepanjang masih menghasilkan keuntungan bagi organisasi.

Berbeda dengan organisasi bisnis, organisasi publik lebih berorientasi pada pelayanan publik. Sedangkan ukuran keberhasilan dalam memberikan pelayanan sangat individual dan bersifat subyektif sehingga tidak bisa diukur secara tepat. Dalam organisasi publik, tidak mengenal istilah untung dan rugi sehingga penyempurnaan-penyempurnaan dalam pelaksanaan management dimana pengawasan merupakan bagian yang juga disempurnakan, pada akhirnya masih bersifat abu-abu. Dengan ketidak jelasan ukuran dan abu-abunya fungsi pengawasan dalam management di organisasi publik menjadi pintu masuknya penyalahgunaan wewenang, penyimpangan kebijakan dan penyelewengan sumber-sumber organisasi.

Penerapan kebijakan publik yang diharapkan mampu memenuhi tuntutan publik dalam mendapatkan pelayanan, tidak serta merta menjadikan pengawasan di dalam organisasi publik berlangsung secara efektif dan efisien.Banyaknya peraturan hukum yang diharapkan mampu menjadi saringan dari perbuatan penyalahgunaan wewenang, penyimpangan kebijakan dan penyelewengan sumber-sumebr organisasi boleh dikatakan belum berfungsi dengan baik. Bahkan, belum menimbulkan efek jera sehingga meskipun sudah jelas melakukan penyalahgunaan wewenang, penyimpangan kebijakan dan penyelewengan sumber-sumber organisasi banyak manager dalam organisasi publik tetap berada dalam jenjang jabatan yang dipertahankan.

TO THE POINT

Harus diakui bahwa memang sulit untuk melakukan pengawasan terhadap para manager di organisasi publik apalagi bila berlindung pada peraturan-peraturan yang menjadi payung hukum pelaksanaan kebijakan publik. Akan tetapi, pengawasan terhadap manager organisasi publik justru bisa dengan mempergunakan sumber-sumber organisasi terutama machine dan money.

Machine atau peralatan bisa jadi merupakan sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan kegiatan pada organisasi publik. Penyediaan sarana dan prasarana ini bertujuan untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan organisasi dan sebagian besar diberikan kepada para manager sebagai bentuk prestise atas jabatan yang diemban oleh seorang manager.

Secara umum, sarana dan prasaran itu bisa berupa kendaraan dinas, rumah dinas, komputer, laptop dan tunjangan-tunjangan yang menyertai jabatan manager. Keberadaan rumah dan kendaraan dinas ini tidak semata-mata berupa fisiknya saja melainkan berupa non fisik yaitu pemeliharaan. Pada point ini, jelas bahwa pemeliharaan tidak berupa akses perbaikan saja melainkan pembiayaan untuk pembelian sarana dan pra sarana kendaraan, rumah, laptop, PC dan lainnya milik organisasi publik.

Hal yang paling mudah untuk diperhatikan adalah kondisi sarana prasarana dan kondisi keuangan. Apabila keuangan untuk pemeliharaan habis dipertanggung jawabkan sedangkan kondisi sarana dan prasarana makin hari makin bobrok maka perlu diperhatikan adanya penyalahgunaan wewenang, penyimpangan kebijakan dan penyelewengan sumber-sumber organisasi.

Dengan demikian, responsibility of manager tidak hanya sebatas menghabiskan anggaran dan mempergunakan sarana prasarana itu sampai hancur melainkan juga memelihara sarana dan prasarana dengan anggaran yang sudah dipergunakan. Bahkan lebih jauh dari itu, akan terjadi penghematan belanja apabila sarana dan prasarana ini diperlihara dengan baik sesuai dana yang tersedia sehingga tidak memerlukan pengadaan atau pembelian baru.