PERIMBANGAN KEUANGAN (SEBUAH TELAAH ANGGARAN di DALAM MANAGEMENT)

Prinsip-prinsip di dalam penerapan management tidak hanya berlaku di dunia usaha yang berorientasi pada pencapaian profit melainkan berlaku juga dalam pelaksanaan kegiatan dalam sistem pemerintahan. Hal ini disebabkan, sebagai sebuah sistem, pemerintahan memiliki tujuan berupa visi dan misi yang bisa dicapai dengan menerapkan prinsip-prinsip management.

Seorang tokoh manajemen terkenal yaitu Henry Fayol mengemukakan prinsip-prinsip manajemen, yakni:

1.        Division of work

Yaitu pembagian kerja dengan tujuan untuk menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dan lebih dengan usaha yang sama.

2.        Authority and Responsibility

Authority (wewenang) didalam manajemen sangat diperlukan guna melaksanakan kegiatan / operasional perusahaan. Disamping adanya wewenang juga diperlukan tanggung jawab (responsibility), sehingga wewenang yang telah diberikan harus mempunyai tanggung jawab.

3.        Disipline

Disiplin adalah melakukan apa yang sudah menjadi komitmen bersama baik antara pimpinan dengan bawahan maupun sesama anggota manajemen. Disiplin ini sangat penting karena suatu usaha tidak akan berhasil tanpa adanya kedisplinan.

4.        Unity of command

Kesatuan aba-aba (perintah) mutlak diperlukan bilamana suatu tujuan manajemen dapat dianggap berhasil. Karena pada dasarnya dalam perserikatan manusia, dalam industri, perdagangan, ketentaraan, rumah tangga ataupun negara, instruksi yang bersifat dualistis adalah sumber konflik yang tiada akhir dan dapat membahayakan anggota manajemen maupun anggota masyarakat yang lainnya.

5.        Unity of direction

Untuk dapat mencapai suatu tujuan bersama diperlukan adanya kesatuan arahan, sehingga dengan demikian tidak akan terjadi perbedaan arahan yang menyebabkan tujuan tersebut tidak tercapai.

6.        Subordination of individual interest to general interest

Kepentingan umum dan tujuan bersama merupakan hal diatas segalanya dibandingkan dengan kepentingan pribadi atau tujuan pribadi (kelompok).

7.        Remuneration

Penghargaan (pemberian gaji yang sepadan) dan perbaikan kesejahteraan para karyawan dalam bekerja merupakan stimulus bagi karyawan untuk dapat bekerja dengan baik dan dapat memenuhi target (tujuan) perusahaan.

8.        Centralization

Sentralisasi atau Desentralisasi dapat digunakan tergantung pada seberapa besar tingkatan organisasi yang dipakai. Bilamana suatu organisasi masih dalam taraf kecil, maka desentralisasi tidak diperlukan. Akan tetapi bila suatu organisasi sudah berkembang pesat dan menjadi besar maka desentralisasi diperlukan disamping perlunya sentralisasi juga.

 9.        Scalar chain

Prinsip scalar chain (rantai saklar) yakni mempermudah komunikasi antara pegawai setingkat sehingga dapat mengabaikan line of authority di tingkatan mereka.

10.     Order

Penempatan orang dan penempatan pekerjaan haruslah sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan. Sehingga pemesanan dan pemilihan akan sumber daya yang tepat sangat perlu diperhatikan.

11.     Equity

Dalam rangka merangsang pekerja dalam melaksanakan tugasnya dengan kesungguhan dan kesetiaan diperlukan keramahan dan keadilan. Karena kombinasi keramahan dan keadilan akan menghasilkan equity (modal utama)

12.     Stability of turn over of personnel

Stabilitas kondisi personal karyawan mutlak diperlukan dan harus mendapat perhatian bila tidak ingin target dan tujuan perusahaan terhambat dan terbengkalai.

13.     Initiative

Sumber kekuatan perusahaan adalah adanya insiatif di kalangan atasan dan bawahan, khususnya pada masa sulit. untuk itu penting menggairahkan dan mengambangkan inisiatif yang semaksimal mungkin.

14.     Esprit de crops

Persatuan dan kehamonisan merupakan kekuatan besar bagi perusahaan sehingga diperlukan usaha untuk merealisasikan. ‘Memecah kekuatan untukmelemahkannya adalah suatu tindakan yang bijaksana, tetapi memecah-mecah tim sendiri merupakan dosa besar di dalam suatu perusahaan.’

Penerapan prinsip-prinsip management di atas apabila disatukan dengan visi dan misi yang sama sebenarnya tidak menyebabkan terjadinya pertentangan antar bagian, meskinpun bagian-bagian dalam lembaga pemerintahan tersebut kerap dibagi ke dalam 2 misi yakni misi utama yang sifatnya menentukan pencapaian sebuah visi dan misi penunjang yang sifatnya sebagai penunjang misi utama.

Sebagai sebuah sistem, pembagian misi diharapkan justru mempercepat pencapaian tujuan organisasi. Akan tetapi pembagian misi dalam pencapaian visi ini bisa menjadi masalah tersendiri saat sebuah sistem bersentuhan dengan unsur-unsur management seperti :

• Men, tenaga atau orang-orang yang dimanfaatkan;
• Money, anggaran yang dibutuhkan;
• Materials, bahan atau material yang diperlukan;
• Machines, mesin atau alat yang dipergunakan dalam berproduksi;
• Method, cara yang dipergunakan dalam bekerja;
• Marketing, pasar dan pemasaran hasil produksi yang dihasilkan

Kenyataan inilah yang kemudian memunculkan kondisi pertentangan antara satu dengan yang lain terutama dalam hal money atau anggaran yang dibutuhkan dalam pencapaian visi sebuah sistem, termasuk sistem dalam pemerintahan.

OPERASIONAL VS PENUNJANG

Badan Koordinasi Keluarga Berencana Nasional merupakan salah satu bagian dalam sistem pemerintahan yang membagi misi pelaksanaan management-nya pencapaian tujuan menjadi Mission Center yang berperan langsung dalam pencapaian tujuan dan Service Center yang berperan menunjang terhadap tugas pokok dan fungsi dari Mission Center. Satu sama lain tidak saling bertolak belakang melainkan saling terkait untuk mewujudkan tujuan program yakni Penduduk Tumbuh Seimbang Tahun 2015. Namun ketika terkait dengan unsur-unsur management maka satu sama lain ternyata bisa saling bertolak belakang. Yang paling berpengaruh adalah pengetahuan program bagi masing-masing pengemban missi.

1.       Mission Center

Sebagai pengemban misi, bagian-bagian yang berada dalam gugus kegiatan ini lebih bersifat operasional dan bersentuhan langsung dengan subyek maupun obyek dari program. Oleh karenanya, penempatan unsur-unsur management di bagiaan ini akan terfokus pada ketetapan dan kepastian jumlah antara lain :

• a.       Men bukan hanya sebagai para pelaksana program melainkan juga subyek dan obyek program seperti Peserta KB Baru, Peserta KB Aktif, Kelompok Bina-Bina, Kader Bina-Bina dan seterusnya. 
• b.       Materials yakni bahan yang diperlukan agar tujuan tercapai seperti sarana pelayanan penunjang, modul, sarana pelayanan, sarana penyuluhan dan seterusnya. 
• c.       Machine yakni peralatan yang diperlukan agar jumlah sasaran program KB bisa memenuhi target seperti laparskopi, alat kontrasepsi, perlengkapan pelayanan dan mekanisme operasional pelaksanaan kegiatan di lapangan. 
• d.       Method yakni cara kerjanya juga jelas yakni dengan melihat pada hasil seperti kesertaan ber-KB, kesertaan dalam pembinaan kelestarian ber-KB dan seterusnya yang dilakukan dalam Kelompok-Kelompok Kegiatan. 
• e.       Marketing yakni cara pemasaran program yang tidak bisa dilakukan sendiri melainkan harus bekerja sama dengan service center. 
• f.        Money yakni anggaran yang diperlukan agar tujuan program bisa terpenuhi dan bisa dilaksanakan oleh bagian-bagian dalam gugus mission center.Penetapan anggaran dihitung sesuai dengan target-target yang ditetapkan sehingga nilai nominal-nya sangat logis bila ditinjau dari sudut pandang matematis.

2.       Service Center

Sebagai pendukung terlaksananya kegiatan di mission center, bagian ini tidak bersentuhan langsung dengan subyek maupun obyek program melainkan memberi stimulan terhadap subyek maupun obyek pelaksana program. Dari sudut pandang ini maka unsur manajemen yang perlu diperhatikan dalam bagian-bagian di gugus service center adalah :

• a.       Men adalah orang-orang yang mendukung terpenuhinya kebutuhan mission center. Pada sistem yang diterapkan BKKBN maka orang-orang tersebut bukan hanya pengelola program di tingkat Pusat dan Propinsi melainkan hingga ke lini lapangan. 
• b.       Materials yakni bahan yang diperlukan tentunya terkait dengan kebutuhan menunjang kegiatan mission center seperti informasi, pengetahuan, peraturan hukum dan sarana-sarana lain yang diperlukan. 
• c.       Machine yakni peralatan yang dipergunakan untuk menunjang kegiatan mission center seperti media massa, tokoh formal dan tokoh informal serta media komunikasi lainnya 
• d.       Methode yakni cara yang dilakukan untuk bisa menunjang kegiatan mission center seperti siaran, promosi-promosi, media tradisional dan sebagainya. 
• e.       Marketing yakni pemasaran program dengan pemanfaatan kegiatan momentum 
• f.        Money yakni anggaran yang diperlukan untuk dapat melaksanakan kegiatan yang menunjang kegiatan mission center.

3.       Analisis Masalah dalam Anggaran

Perimbangan dalam sebuah anggaran sangat mutlak diperlukan. Plafon anggaran yang jelas akan lebih memudahkan dalam menerapkan anggaran yang berimbang. Dalam hal ini, perimbangan bukan dipandang dari segi nominal anggaran semata melainkan antara input dan output yang dihasilkan.

Mengetahui bahwa keberhasilan gugus tugas di mission center bergantung pada pelaksanaan kegiatan di service center maka ideal-nya anggaran di bidang service center tidak hanya terfokus pada materials, method dan machine saja melainkan memperhitungkan men di dalam pelaksanaan kegiatan pada service center. Dalam hal ini lini lapangan merupakan pihak-pihak yang tidak termarjinal-kan dalam anggaran.

Ketika sebuah dana dengan nilai nominal terbesar namun kebutuhan men di lini lapangan hanya terakomodir kurang dari 10% (bahkan di bawah 5%) maka ini akan menjadi sumber masalah baru. Yang paling umum dirasakan adalah men di lini lapangan merasa dikebiri dalam hal anggaran akan tetapi diperah dalam hal pencapaian. Dampak dari masalah itu akan dirasakan langsung oleh mission center yang bersifat operasional dibanding service center yang bersifat non operasional.

Salah satu dari prinsip managemen adalah menumbuhkan bibit keharmonisan sehingga kondisi ini menjadi hak prerogative leadership dalam menentukan langkah selanjutnya. Termasuk di dalamnya memberikan informasi yang benar mengenai mekanisme operasional dimana dalam skema pelaksanaan kegiatan justru kader dan petugas di lini lapangan menjadi ujung tombak yang diharapkan tidak menjadi tumpul karena menjadi ujung tombok dalam pemenuhan target-target. 
Bukan hanya itu. stakeholder di level pemegang hak otonomi juga sepatutnyalah mendapat advokasi mengenai pentingnya unsur "men" dalam program Kependudukan dan KB dengan mengingat  kewenangan atas pengelolaan SDM dan SDA berada di tingkat Kabupaten/Kota sedangkan di sisi lain Kependudukan dan KB merupakan bagian dari tugas wajib pemerintahan.

Semoga program Kependudukan dan KB tetap jaya !!!