FORMULIR : ANTARA HARAPAN DAN KENYATAAN

Salah satu point penting yang dihasilkan dalam Rapat Kerja Nasional Program Kependudukan dan Keluarga Berencana adalah perlunya reformulasi Pencatatan dan Pelaporan agar data statistik rutin bisa lebih akurat untuk disajikan. Dalam tulisan saya yang lalu  dengan judul MEMBACA DATA YANG HILANG terungkap adanya formulir dalam langkah Pencatatan dan Pelaporan yang hilang dari peredaran. 

Terkait dengan kedua hal diatas, pada pertemuan yang dilakukan Bidang Advokasi Penggerakan dan Informasi Perwakilan BKKBN Provinsi Kalimantan Selatan tanggal 15-16 Maret 2013, diperoleh beberapa informasi dari Pengelola Data dan Informasi SKPD-KB Kabupaten/Kota sebagai berikut :

1. Bahwa dari semua sistematika pencatatan dan pelaporan, kebanyakan memang tidak menemukan lagi Register PUS, Register BKB, Register BKR, Register BKL, Register Kelompok KB dan Register UPPKS. Termasuk juga catatan-catatan yang seharusnya ada di kelompok kegiatan.
2. Bahwa formulir dengan ukuran yang kecil sangat mempengaruhi besarnya font dari formulir. Kebanyakan, jenis font yang dipilih mengikuti besarnya kertas sehingga kecil-kecil dan sulit dibaca terutama oleh kader. 
3. Bahwa dari formulir yang dikirim ke Kabupaten/Kota seringkalu terdapat formulir-formulir kosong, tanpa ada isi cetakan. satu kardus formulir yang dikirimkan terdapat 20-30 lembar yang kosong.
4. Bahwa pengiriman dalam bentuk lembaran menyulitkan untuk pembagian ke lini lapangan sebab perlu menghitung lembar demi lembar.

Dari informasi tersebut, pembahasan berkembang kearah dampak yang ditimbulkan seperti :

1. Tidak terkontrolnya jumlah PUS sesuai hasil pendataan karena tidak kembali pada Recording and Reporting dengan sumber data Hasil Pendataan Keluarga karena sarana untuk identifikasi berupa form R/I dan C/I yang tidak tersedia.
2. Munculnya keengganan kader untuk melakukan pencatatan pelaporan akibat huruf yang sangat kecil di form Recording and Reporting.
3. Pembagian formulir yang tidak bisa rasional karena Kabupaten/Kota memiliki keterbatasan untuk menghitung formulir sesuai kebutuhan Kecamatan.

Dari informasi dan pembahasan terhadap formulir-formulir yang dibutuhkan lini lapangan serta dengan menganalisa dan mempelajari situasi yang ada dapat di deskripsi kan sebagai berikut :

1. Bahwa selama ini formulir dianggap sebagai pelengkap penderita yang kerap tidak menjadi keperluan utama dalam pelaksanaan Pembangunan Kependudukan dan Keluarga Berencana. Kondisi ini bila terjadi di tingkat Provinsi bisa jadi disebabkan kurangnya pemahaman akan pentingnya formulir-formulir tersebut dalam rangkaian Pencatatan dan Pelaporan di lini lapangan. Selain itu, sebagian besar dari Kabupaten/Kota tidak memiliki acuan untuk pengadaan formulir-formulir padahal hampir semua Kabupaten/Kota bisa menyediakan anggaran untuk pelaksanaan Program Kependudukan dan Keluarga Berencana seperti pengadaan operasional kelompok kegiatan.
2. Penyedia barang dan jasa tidak serta merta bisa menyelesaikan komplain terhadap ukuran font dan lembaran formulir  disebabkan spesifikasi barang tidak dibuat oleh pengelola kegiatan data dan informasi melainkan diserahkan sepenuhnya kepada penyedia barang dan jasa atau kepada panitia pengadaan. 
3. Disamping itu, penyelesaian formulir oleh penyedia barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan percetakan di Pulau Jawa sehingga ketika ada formulir yang kosong tidak dapat langsung diperbaiki melainkan membutuhkan waktu dan biaya lagi. Kerugian dalam hal ini dirasakan oleh kecamatan yang mendapatkan formulir kosong. Kalau setiap kardus berisi 100 formulir maka formulir tanpa cetakan minimal 20 lembar  yang kosong. Bila satu kardus untuk satu kecamatan maka hasil kalkulasi nya adalah 151 kecamatan dikalikan 20 lembar = 3.020 lembar. Bila jumlah formulir yang disediakan minimal 5 macam maka kekurangan formulir menjadi 15.100 lembar. Dan bila formulir itu untuk kegiatan Pemutakhiran Data Keluarga, Pelayanan Kontrasepsi dan Pengendalian Lapangan maka boleh jadi angka 15.100 itu akan menjadi 45.300 lembar.

Dari analisa tersebut diatas, perlu dilakukan perubahan yang signifikan terhadap penyediaan formulir agar tidak lagi memberikan kerugian dalam hal pencatatan dan pelaporan juga agar proses pencatatan dan pelaporan sesuai dengan formulasi yang seharusnya yakni :

1. Memberikan format R/R kepada SKPD-KB dengan saran agar memasukkan usulan penyediaan formulir pencatatan pelaporan,  khususnya Pemutakhiran Data Kependudukan dan Register Pendataan Keluarga kedalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Pada saran ini, sebagian besar peserta pertemuan menyetujui dan memberikan apresiasi sebab ada new inisiatif bagi mereka guna memberikan usulan pada APBD tahun 2014 di bidang Pencatatan dan Pelaporan.
2. Memastikan bahwa penyedia barang dan jasa pengadaan formulir memahami SPEK yang dibutuhkan oleh lini lapangan sesuai hasil kesepakatan dengan pengelola Data dan Informasi Kabupaten/Kota  berupa ukuran kertas dan font yang dipergunakan dengan harga minimal sesuai Harga Perkiraan Sementara dalam pembuatan SPEK.
3. SPEK diterbitkan oleh pengelola kegiatan dan diusulkan kepada Panitia Pengadaan dengan acuan sesuai SPEK Pusat dan kondisi riil fisik kertas yang ada di percetakan.
4. Memastikan bahwa penyedia barang dan jasa memiliki percetakan dilokasi yang sama (satu daerah) guna memudahkan penyelesaian terhadap komplain atas barang dan jasa yang disepakati untuk disediakan.

Perubahan siginifikan ini hanya dapat dilakukan apabila tekad dalam menyelesaikan pekerjaan adalah untuk kebaikan pelaksanaan program. Hal inipun harus didasarkan pada niat keluar dari zona aman menjalin kemitraan dengan rekan kerja yakni pihak penyedia barang dan jasa yang bisa jadi sebenarnya tidak aman akibat adanya komplain dari SKPD-KB Kabupaten/Kota. Kalau diperhitungkan secara seksama maka sebenarnya komplain SKPD-KB inilah yang berpengaruh terhadap pelaksanaan program di lini lapangan karena SKPD-KB Kabupaten/Kota is the real partners for Family Program Planning. Bukan rekan penyedia barang dan jasa saja.

Tulisan ini dibuat tidak serta merta seusai kegiatan pertemuan dengan pengelola Data dan Informasi Kabupaten/Kota sebab harus dilakukan penelusuran terlebih dahulu sehingga we have the best solution for solve of the recording and reporting problems.

Salam KB !!!