MANA YANG LEBIH DAHULU ?

Pembahasan berikut ini tidak berkaitan dengan anekdot lebih dahulu mana antara ayam dan telur melainkan sebuah pembahasan yang berkenaan dengan organisasi pemerintahan.

Moratorium dan Gap Struktur

Pemerintah telah mengeluarkan kebijakan moratorium Pegawai Negeri Sipil di tahun 2014. Penerimaan pegawai kemudian dilaksanakan pada tahun 2017 dan tahun 2018. Penerimaan pegawai di tahun 2016 dan 2018 ditujukan untuk mengganti pegawai yang pensiun pada tahun 2016 dan 2018. Dengan tidak adanya penerimaan pegawai selama 4 tahun tersebut sangat terlihat dampaknya pada suksesi pejabat struktural di lembaga pemerintahan baik pusat maupun daerah.

Banyak jabatan-jabatan kosong yang kemudian diisi rangkap oleh pejabat definitif lain. Rangkap jabatan itu sendiri akhirnya berlangsung dalam waktu yang cukup lama sebab terdapat gap yang cukup lebar saat dilakukan pemetaan pegawai. Pemetaan pegawai sangat diperlukan untuk mengetahui kemapuan personil terhadap beban kerja organisasi pemerintahan. Di dalam pemetaan tersebut yang perlu dilihat selain pendidikan tentunya masa kerja pegawai, kemampuan managerial  dan kemampuan operasional sesuai kebutuhan organisasi. Kenyataannya, dengan 4 (empat) tahun moratorium menyebabkan banyak pegawai yang kemudian secara instan menduduki jabatan-jabatan yang kosong padahal dari segi kemampuan managerial dan operasional belum memenuhi syarat.

Dampak dari penempatan karena faktor instan ini adalah bukan hanya dalam hal me menage kegiatan dan anggaran yang bermasalah melainkan pemahaman terhadap tugas pokok dan fungsi yang sangat rendah.

Sebagai contoh pernah saya temui, seorang pejabat eselon 4 yang baru dilantik padahal masa kerja kurang dari 10 tahun tidak memahami definisi operasional yang menjadi tugas pokok dan fungsinya seperti PPKBD, Sub PPKBD, BKB, BKR, BKl dan UPPKS. Hal ini berpengaruh pada pelaksanaan kegiatan di lapangan karena pejabat baru ini mengira semua petugas lapangan merupakan kader PPKBD. Akhirnya, agar tidak salah kaprah, perlu diberi inforasi-informasi tambahan bagi pejabat baru ini.

Hal lain yang kemudian terjadi adalah ketika perlu dilakukan perputaran pejabat, yang bersangkutan menyatakan tidak ingin dimutasi ke tempat yang lain dengan alasan status pendidikannya mengharuskan dia berada di jabatan tersebut selama bekerja di organisasi pemerintahan dimana dia berada. Kondisi ini tentunya sangat tidak menguntungkan bagi organisasi berkaitan dengan kewajiban untuk memberikan pengembangan bagi sumber daya manusia dalam organisasi tersebut. Walhasil, pejabat yang dilantik tahun 2015 ini sampai sekarang masih berada di posisi yang sama sementara beberapa rekannya sudah bergeser.

Gap-gap semacam ini yang muncul pasca diterapkan moratorium pegawai negeri sipil. Pejabat yang duduk secara instant.

Mana Yang Duluan ?

Banyak organisasi pemerintahan yang akhirnya kekurangan personil untuk mengisi jabatan-jabatan kosong. Dari sekian banyak jabatan yang ada dalam struktur organisasi pemerintahan, terdapat jabatan vital yang seharusnya definitif apalagi ketika pimpinan di organisasi tersebut menghadapi masa purna tugas.

Jabatan vital tersebut adalah sekretaris dikarenakan tugas pokok dan fungsinya yang menangangi permasalahan administrasi kepegawaian, administrasi keuangan dan administrasi perkantoran lainnya. Disaat sebuah organisasi pemerintahan memiliki pimpinan, jabatan sekretaris yang kosong tidak akan berdampak secara signifikan karena tanggung jawab menejerial berada di level pimpinan. Akan tetapi dalam posisi tidak adanya sekretaris yang kemudian diikuti dengan tidak adanya pimpinan akibat purna tugas, akan berdampak sangat signifikan. . 

Apabila pejabat yang ditempatkan sebagai sekretaris adalah pejabat yang secara definitif merupakan pejabat operasional dikhawatirkan akan menimbulkan permasalahan tersendiri. Permasalahan bukan hanya sekedar pada kemampuan dalam membagi perhatian pada pelaksanaan tanggung jawab dua bidang melainkan akan terjadi benturan kepentingan. Hal ini dikarenakan sekretaris memiliki tanggung jawab administrasi keuangan dan program dari lingkungan internal sampai eksternal sedangkan jabatan operasional bagi sekretaris bukan hanya bagian dari menejerial internal melainkan juga merupakan eksternal bagi pelaksanaan administrasi keuangan dan administrasi program.

Akan berbeda bila pejabat sekretaris merangkap jabatan operasional karena secara definitif tanggung jawabnya sudah pada bagian menejerial sehingga sifat bantuan ke jabatan operasional yang diembannya sebagai jabatan rangkap hanya akan bersifat adminsitratif. Benturan kepentingan akan sangat kecil terjadi.

Dengan dasar pemikiran ini makan sebaiknya yang didahulukan adalah pelantikan terhadap pejabat sekretaris.

Pentingnya Assesment

Mengingat jabatan sekretaris adalah jabatan strutural yang vital dalam sebuah organisasi pemerintahan, sudah seharusnya penempatan personil dalam jabatan ini mengacu pada need assesment. Bukan hanya dari segi kemampuan menejerial yang harus diketahui melainkan sikap dan tingkat emosional. Berbeda dengan jabatan operasional dimana hubungan individu terjalin dengan mitra kerja, seorang sekretaris memiliki hubungan individu selain dengan mitra kerja juga dengan pegawai-pegawai internal.

Yang lebih utama adalah tidak adanya indikasi perilaku dan pemikiran untuk melakukan penyalah gunaan wewenang dikarenakan dalam jabatan sekretaris ini administrasi keuangan dan administrasi pekerjaan berlangsung. Berbeda dengan jabatan operasional yang hanya mengelola anggaran bidang sendiri, jabatan sekretaris memiliki tanggung jawab mengelola keuangan keseluruhan dalam organisasi pemerintahan.

Salam