PRESENSI DAN PENGAWASAN

Presensi dan Absensi

Presensi dalam Kamus Besar Bahsa Indinesia Online berarti kehadiran sedangkan absensi dalam link yang sama berarti ketidak hadiran. Oleh karena pengertian ini berbeda maka yang tepat untuk dipergunakan dalam memantau kehadiran adalah istilah presensi. Padahal penggunaan kata absensi sudah diberlakukan sedemikian lama sehingga banyak yang masih menganggap bahwa kehadiran disebut absensi. Pengertian ini sudah seharusnya dilakukan perubahan dari waktu ke waktu.

Penggunaan presensi dalam sebuah organisasi sangatlah penting. Apalagi seiring dengan globalisasi di berbagai sektor termasuk pemerintahan dimana pelayanan publik menjadi perhatian maka kedispilinan menjadi salah satu tolok ukur terselenggaranya pelayanan publik dengan baik. Kedisiplinan para pelaksana pelayanan publik ini ditandai dengan adanya daftar kehadiran yang tepat waktu. Mayoritas pelaksana pelayanan publik berada di unsur pemerintahan sehingga sudah jelas bahwa yang diukur kedisiplinannya ada para pegawai negeri sebagai aparatur negara yang memang tugasnya juga sebagai abdi masyarakat.

Namun demikian, disiplin bagi pegawai negeri sipil bukan hanya terjadi sebagai dampak dari globalisasi melainkan sudah diberlakukan sejak tahun 70-an dengan adanya Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang diubah menjadi Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 yang kemudian diubah lagi menjadi Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian dan terakhir diubah kembali menjadi  Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian.

Undang-Undang ini kemudian dilengkapi dengan terbit peraturan pelaksana dibawahnya yakni berupa Peraturan Pemerintah yang juga mengalami beberapa kali perubahan dan terakhir adalah Peraturan Pemerintah Nomor  53 Tahun 2010 tentang Disiplin Pegawai Negeri Sipil. Pasal-pasal di dalam peraturan hukum tersebut memang mengikat secara materiil dan moril Pegawai Negeri Sipil sebagai penyelenggara pelayanan publik.

Akan tetapi, seberapa efektifnya kah peraturan pemerintah tentang disiplin pegawai negeri sipil tersebut dapat dilaksanakan ?

Kehadiran

Dari tahun ke tahun terjadi perubahan dan perkembangan terhadap ketentuan tentang disiplin pegawai yang ditandai dengan kehadiran pegawai dalam kegiatan perkantoran. Salah satu perubahan yang kemudian dianggap mendukung ke arah terpenuhinya disiplin pegawai adalah dikonversi-nya kehadiran pegawai ke arah tersedianya biaya makan dan minum pegawai dengan nilai cukup signifikan sehingga logikanya kebutuhan pegawai untuk memenuhi kedisiplinan tersebut sudah terfasilitasi.

Namun demikian ternyata kondisi yang sebenarnya terdapat di lapangan tidaklah seperti yang diharapkan karena masalah kehadiran ini masih dapat diolah sedemikian rupa sehingga nilai kedisiplinan tetap tinggi dan realisasi anggaran untuk biaya konsumsi pegawai juga sama tinggi-nya sedangkan disiplin pegawai itu sendiri ternyata masih terdapat persoalan-persoalan dengan gambaran sebagai berikut :

1. 8-0-16 adalah istilah kehadiran pegawai sesuai jam kerja pagi yaitu pukul 08.00 kemudian pegawai bersangkutan tidak terdapat di kantor sampai dengan pukul 16.00 kembali hadir untuk jam pulang. 
2. Pelaksanaan kegiatan di luar kantor seperti perjalanan dinas ke daerah maupun ke luar daerah yang tercatat dinas namun terkadang dilaksanakan tidak sesuai dengan waktu yang tertera dalam surat tugas.

Kedua kondisi ini dilakukan oleh stratifikasi yang berbeda dalam sebuah organisasi pemerintahan. Pada kondisi pertama yang sering melakukan adalah level staf atau pegawai struktural dengan alasan tidak adanya tugas utama di kantor sehingga mencari penghasilan dengan melakukan kegiatan ekonomi produktif di luar kantor. Sedangkan pada kondisi kedua lebih sering dilakukan oleh level yang memiliki kemungkinan untuk melaksanakan perjalanan dinas baik yang memiliki jabatan struktural maupun fungsional dan staf. Kedua kondisi ini sebenarnya berdampak sekali terhadap disiplin pegawai apalagi bila dilakukan oleh unsur pejabat struktural yang kemudian diketahui secara kasat mata oleh pegawai yang tidak memiliki jabatan struktural.

Hampir semua instansi pemerintahan memiliki kendala dalam pemantauan kedisiplinan pegawai terutama bila hanya mengacu pada presensi yang masih manual.

Presensi Online

Perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi kemudian memberikan ruang untuk memunculkan presensi online di beberapa organisasi swasta dan organisasi pemerintahan. Hal ini sudah barang tentu akan berdampak pada banyak hal namun akan lebih tertuju pada penerapan disiplin itu sendiri. Bebarapa hal bisa dilihat atas perlakuan dari presensi online adalah sebagai berikut :

1. Kehadiran pada pagi dilakukan dilokasi yang terdeteksi Global Positioning System (GPS) yang ada disarana untuk dipergunakan untuk presensi. Begitu pula pada sore hari jam pulang kerja.  Dengan demikian, akan jelas diketahui keberadaan yang bersangkutan guna menghilangkan kebiasaan dengan rumus 8-0-16 tersebut.
2. Perjalanan dinas tetap pada presensi yang tidak berlaku online, bisa terjadi di dalam surat tugas disebutkan sejak tanggal 24 sampai dengan 27 namun pelaksanaannya dilakukan hanya tanggal 24 da 25 sedangkan sisa hari tidak lagi berada di tempat yang dituju melainkan sudah kembali ke kantor akan tetapi tidak masuk ke kantor. Dengan menggunakan presensi online maka  pelaksana perjalanan dinas dapat terdeteksi melalui GPS  sehingga dengan sendirinya dapat diketahui apakah perjalanan dinas dilakukan sesuai dengan surat tugas ataukah tidak.

Pemberlakuan presensi secara online maka hal positif lain yang bisa dilihat adalah dalam hal pengawasan karena akan mempermudah pemantauan kegiatan pegawai negeri di tempat kerjanya. Namun, akan lebih bermanfaat lagi apabila GPS tersebut bersifat aktif sehingga pergerakan sarana bisa sekaligus memantau posisi si pegawai apakah setelah presensi pagi tetap berada di kantor atau sudah berubah posisi. Dengan catatan bahwa Global Positioning System di server tetap aktif memantau posisi sarana presensi yang dipergunakan oleh pegawai. Perekaman data dapat dilakukan di jam-jam rawan yangs ering dimanfaatkan oleh pegawai untuk tidak berada di lingkungan kantor.

Sekian dan terima kasih