MEMAHAMI TUPOKSI

Tupoksi merupakan akronim yang kerap dilekatkan pada seseorang yang bekerja dalam sebuah organisasi baik organisasi formal maupun non formal dan organisasi pemerintah maupun swasta. Tupoksi sendiri berasal dari kata tugas pokok dan fungsi yang dimaknai sebagai sasaran utama atau pekerjaan yang dibebankan kepada organisasi untuk dicapai dan dilakukan. Dalam organisasi pemerintahan, tugas pokok dan fungsi merupakan bagian tidak terpisahkan dari keberadaan organisasi tersebut. 

Penetapan tugas pokok dan fungsi atas suatu unit organisasi menjadi landasan hukum bagi unit organisasi tersebut dalam beraktifitas sekaligus sebagai rambu-rambu dalam pelaksanaan tugas dan koordinasi pada tataran aplikasi di lapangan. Dalam pengertian ini maka dapat dikatakan bahwa tugas pokok organisasi akan menyebar ke tugas pokok komponen yang ada di struktur organisasi itu sendiri. Bagi organisasi modern,  penetapan tugas pokok dan fungsi ini menjadi sangat penting sebab struktur organisasi yang multilevel memungkinkan terjadinya tabrakan pelaksanaan kegiatan bila tidak diberi tugas pokok dan fungsi. Sebuah  organisasi modern memiliki ciri utama memiliki banyak komponen dan menggunakan sarana komunikasi informasi yang mengikuti perkembangan ilmu pengetahuan dan tehnologi.

Pembagian Tugas Pokok dan Fungsi

Tugas pokok dan fungsi yang tersebar dalam komponen penyelenggara merupakan satu rantai yang saling berhubungan dan bergerak pada arah, kecepatan dan ritme yang sama atau diibaratkan sebagai mesin penggerak sehingga rangkaian kegiatan ini benar-benar bergerak ke arah pencapaian tujuan organisasi. Melalui bagan struktur organisasi dapat diketahui mengenai pelaksanaan tugas pokok dan fungsi sebuah organisasi. Bagian-bagian dari struktur organisasi merupakan bagian dari rantai dalam mesin penggerak. Pelaksanaan tugas pokok dan fungsi biasanya akan melekat pada tanggung jawab dan kewenangan.

Oleh karenanya, tugas pokok dan fungsi dalam organisasi kerap dibedakan ke dalam berbagai jenis.

1. Tugas pokok dan fungsi struktural adalah tugas pokok dan fungsi yang dijalankan bagian dari organisasi sesuai dengan struktur pekerjaan yang terkait secara langsung terhadap pencapaian tujuan organisasi. Di dalam tugas pokok dan fungsi struktural ini dilaksanakan berdasar jenjang managerial yang terdapat dalam organisasi. Inti dari organisasi adalah menajemen dan inti dari manajemen adalah kepemimpinan maka tanggung jawab dan kewenangan tupoksi struktural akan terkait dengan kepemimpinan.
2. Tugas pokok dan fungsi fungsional adalah tugas pokok dan fungsi yang dijalan sesuai kebutuhan organisasi dalam upaya untuk mencapai tujuannya. Di dalam tugas pokok dan fungsi fungsional ini tidak berlaku jenjang managerial dan hanya merupakan bagian dari aspek manajemen.

Dari kedua hal diatas maka sebenarnya bagi sebuah organisasi baik formal maupun informal, pemerintah maupun swasta tidak akan dapat hanya menerapkan tugas pokok dan fungsi fungsional sebab masih dibutuhkan managerial pada level tertentu.

Membaca Tupoksi Jabatan

Berbicara tentang tugas pokok dan fungsi organisasi bila dikaitkan dengan organisasi pemerintah maka tidak akan terlepas dari pegawai pelaksana tugas pokok dan fungsi di organisasi pemerintah tersebut. Berdasar pada tanggung jawab dan kewenangan maka seorang pelaksana tugas pokok dan fungsi dalam struktural dapat melakukan tugas pokok dan fungsi fungsional. Oleh karenanya, dalam sebuah organisasi pemerintahan modern akan menyertakan jabatan struktural dan jabatan fungsional di bagan organisasinya.

Pada jabatan struktural maka tugas pokok dan fungsi yang dilaksanakan akan terkait dengan kepemimpinan dan pengambilan keputusan sebagai inti dari manajemen dan inti dari organisasi. Sedangkan jabatan fungsional yang tidak terkait dengan manajerial maka tidak ada tanggung jawab dan kewenangan dalam kepemimpinan dan pengambilan keputusan. Dalam pelaksanaannya, sebagian tugas pokok dan fungsi dari jabatan fungsional dapat dilakukan oleh pejabat struktural asalkan sudah mengikuti pendidikan dan pelatihan yang menjadi syarat untuk jabatan fungsional, sebaliknya pada jabatan fungsional tidak dapat melaksanakan tugas pokok dan fungsi dari jabatan tsruktural walaupun sudah mengikuti pendidikan dan pelatihan struktural. Hal ini tidak terlepas dari tanggung jawab dan kewenangan kepemimpinan yang tidak ada pada jabatan fungsional.

Yang justru harus dicermati adalah adanya kesalahan dalam penerapan tugas pokok dan fungsi seperti misalnya :

1. Tugas pokok dan fungsi pejabat struktural dilaksanakan oleh pejabat fungsional. Pada tataran ini sebenarnya kesalahan lebih bertitik tolak pada kemampuan dalam menjabarkan tugas pokok dan fungsi masing-masing jabatan. Jabatan fungsional memiliki tugas pokok dan fungsi yang mengacu pada Peraturan Presiden sedangkan tugas pokok dan fungsi jabatan struktural diatur oleh lembaga yang bersangkutan dengan mengacu pada peraturan perundangan yang lebih tinggi  ;
2. Tugas pokok dan fungsi pejabat eselon tertentu dilaksanakan oleh pejabat pada eselon diatasnya. Ini berdampak pada kurangnya responsibility jabatan dari pejabat yang bersangkutan ;
3. Tugas pokok dan fungsi yang seharusnya dilaksanakan oleh seorang pejabat justru dilaksanakan oleh staf atau bawahannya.

Kesalahan semacam ini sebenarnya bisa saja dikesampingkan namun lambat laut akan berpengaruh pada fungsi bagian selaku mesin organisasi untuk mencapai tujuan organisasi. Oleh karenanya, perlu dilakukan pemantapan dalam pengertian dan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi ini melalui kegiatan pembinaan baik secara perseorangan maupun per-satuan kerja.

Sosialisasi tugas pokok dan fungsi dilakukan dalam rangka mengembalikan fungsi-fungsi yang seharusnya dilaksanakan agar bisa berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku untuk itu dan asessment merupakan cara untuk mengetahui ketepatan dalam menempatkan seseorang dalam gugus tugas pokok dan fungsi di organisasi.

Dengan melalui sosialisasi dan assesment ini maka setiap individu yang berada dalam sebuah organisasi akan memahami tugas pokok dan fungsinya sehingga mesin organisasi berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku agar tujuan organisasi bisa tercapai.

Tulisan ini terinspirasi dari hasil pengamatan terhadap penyimpangan penggunaan sarana kantor untuk kepentingan pribadi oleh staf yang tidak memiliki tanggung jawab dan kewenangan untuk itu. Penyimpangan ini, dikeluhkan juga oleh staf yang lain karena berpengaruh besar terhadap tugas pokok dan fungsi yang menjadi tanggung jawab dan kewenangannya.

Semoga tulisan ini juga menginspirasi berbagai pihak untuk melakukan pembinaan tupoksi secara berjenjang. Terima kasih.