NEGOSIASI dan BKKBN

Pengertian Negosiasi

Setiap organisiasi memiliki tujuan. Sebuah organisasi tidak akan terlepas dari manajemen yang akan mengelola organisasi untuk mencapai sebuah tujuan. Sedangkan dalam mencapai tujuan organisasi, tidak bisa dilakukan oleh organisasi itu sendiri melainkan harus bekerjasama dengan organisiasi lainnya.

Dengan mengadopsi pada pemikiran tersebut maka sebuah organisasi akan terkait dengan organisasi lainnya agar tujuan organisasi benar-benar tercapai. Dalam hal ini, diperlukan adanya kemitraan antar organisasi. Sebuah kemitraan memiliki nilai yang sangat penting dan berharga namun keberhasilan dalam pencapaian tujuan organisasi yang dilakukan bersama mitra  kerja tidak terlepas dari satu hal pokok yakni negosiasi.

Berdasar Kamus Besar Bahasa Indonesia Online diketahui arti dari kata negosiasi adalah 1 proses tawar-menawar dengan jalan berunding guna mencapai kesepakatan bersama antara satu pihak (kelompok atau organisasi) dan pihak (kelompok atau organisasi) yang lain; 2 penyelesaian sengketa secara damai melalui perundingan antara pihak yang bersengketa.

Unsur-Unsur Negosiasi

Dalam hubungan pencapaian tujuan organisasi BKKBN yakni Penduduk Tumbuh Seimbang Tahun 2015 yang dilakukan dengan mengadakan pelayanan maka negosiasi dilakukan untuk mencapai kesepakatan. Ini dilakukan dengan memperhatikan unsur-unsur dari negosiasi itu sendiri seperti ;

1. Kepercayaan, maksudnya agar pihak yang diajak bernegosiasi mempercayai materi negosiasi sehingga bersedia melakukan kerjasama dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Kepercayaan akan terbentuk bila sebuah kerjasama menguntungkan mitra kerja terutama secara performance dan keperrcayaa menjadi modal yang sangat berharga untuk langkah-langkah koordinasi pada kegiatan-kegiatan selanjutnya manakala para negosiator mampu memainkan peran positif bagi organisasi. 
2. Proses tawar menawar, maksudnya bahwa suasana dalam melakukan negosiasi sangat menentukan hasil dari kerjasama dengan mitra kerja. Sebuah hasil negosiasi yang baik adalah apabila keputusan yang dilakukan memuaskan kedua belah pihak. Kepuasan ini tentunya menyangkut 5 M yakni Methode, Material, Money, Man dan Machine. Dengan demikian, proses tawar menawar saat melakukan negosiasi adalah apabila kedua belah pihak merasa puas dengan keseimbangan pengelolaan sumber daya organisasinya saat menetapkan sebuah kerjasama. Artinya, sebuah negosiasi akan dikatakan berhasil apabila setelah kerjasama dilakukan kedua belah pihak merasa terpenuhi pengelolaan 5M sebagai sumber daya organisasi-nya. Hal ini dikarenakan, kadangkala setelah sebuah kerjasama berhasil dilaksanakan baru disadari bahwa salah satu pihak merasa dirugikan sumber daya organisasi-nya karena pihak yang diajak negosiasi ternyata hanya melakukan kegiatan dengan sumber organisasi yang sangat minim.
3. Komunikasi memegang peranan yang sangat penting dalam melakukan negosiasi. Pernyataan-pernyataan positif dan negatif yang tepat waktu dan tepat sasaran akan menjadi tepat guna dalam negosiasi. Dengan penguasaan terhadap visi, misi dan kekuatan organisasi berupa sumber daya  organisasi yang tersedia menjadi modal utama dari komunikasi dalam sebuah negosiasi. Ketika ada pernyataan yang mengandung keragu-raguan atas kekuatan organisasi yang dimiliki maka akan menjadi bumerang saat melakukan kerja sama. 
4. Orang atau Manusia si pelaku negosiasi itu sendiri sangat berpengaruh baik terhadap proses maupun hasil negosiasi sebab orang yang ditunjuk sebagai negosiator sangat dipengaruh oleh emosi, karakter, kemampuan berkomunikasi dan penguasaan terhadap kekuatan organisasi. Miss communication kerap terjadi apabila orang-orang yang dihadirkan dalam  negosiasi tidak memiliki emosional dan kapabilitas yang memadai dalam bernegosiasi.
5. Antara komunikasi dan orang yang harus diperhatikan adalan Power (kekuatan), Authority (wibawa) dan Knowledge (pengetahuan) sebab tiga hal ini menjadi modal berpa kekuatan dalam melakukan tawar menawar.
6. Memiliki kriteria yang bisa dipertanggung jawabkan dalam menetapkan kerjasama dan memiliki banyak alternatif untuk melaksanakan kerjasama tersebut.

Indikator Keberhasilan Negosiasi

Keberhasilan dari proses negosiasi dapat dilihat dari indikator-indikator sebagai berikut :

1. Alokasi waktu dan persiapan yang efektif dan efisien dalam melakukan negosiasi. Hal ini sangat ditentukan oleh seberapa besar pengetahuan tentang mitra yang diajak negosiasi terutama mengetahui tentang organization resources mitra kerja. Dengan memiliki pengetahuan yang memadai tentang mitra kerja yang diajak negosiasi untuk melakukan kerja sama maka proses negosiasi tidak membutuhkan waktu dan persiapan yang lama dan keputusan yang diambil akan semakin mudah dilakukan.
2. Pengetahuan terhadap permasalahan yang dinegosiasi baik oleh para negosiator maupun pihak mitra kerja yang diajak bernegosiasi. Semakin besar pengetahuan mitra kerja tentang permasalahan yang akan disepakati kerjasama-nya maka semakin mudah untuk menetapkan bentuk kerjasama.
3. Penggunaan strategi negosiasi yang tepat meliputi keterampilan berkomunikasi, tehnik penyampaian informasi, adanya sikap konstruktif dan transparan  sehingga menciptakan pemahaman terhadap visi dan keterpaduan misi guna dilaksanakan dalam bentuk kerjasama yang jelas antar kedua belah pihak.
4. Tercapainya kesepakatan karena adanya kesediaan untuk berkompromi dalam memanfaatkan sumber daya organisasi agar terwujud kerjasama yang saling menguntungkan.
5. Terlaksananya kesepakatan oleh kedua belah pihak yang diukur dari efektifitas dan efisiensi pengelolaan 5 M dalam organisasi yakni Man, Method, Money, Material dan Machine.

Negosiasi dan BKKBN

Badan Kependudukan dan Keluarga Berencana memiliki program yang tujuan akhirnya hanya bisa dirasakan 10 sampai 20 tahun yang akan datang. Pembangunan manusia yang dilaksanakan oleh BKKBN tidak bersifat fisik sebagaimana pembangunan sarana dan prasarana. Menyadari akan hal tersebut  dan juga bahwa sebuah pencapaian tujuan organisasi hanya bisa dicapai dengan melakukan kerjasama, BKKBN menempatkan satu budaya kerja selain Cerdas dan Ulet yakni Kemitraan.

Berubahnya nomenklatur BKKBN dari menggunakan kata Koordinasi menjadi Kependudukan mengandung makna bahwa Koordinasi tidak melekat dalam tugas pokok dan fungsi BKKBN. Oleh karenanya konsep kemitraan menjadi salah satu budaya kerja di BKKBN yang memiliki nilai sangat tinggi. Kemitraan ini erat kaitannya dengan kegiatan negosiasi dan ini menjadi tanggung jawab posisi middle manager.

BKKBN memiliki kekuatan berupa sumber organisasi seperti Man, Money, Method, Material dan Machine yang sangat memadai. Methode, Material dan Machine yang dimiliki BKKBN sangat up to date sesuai dengan perubahan dan perkembangan tehnologi informasi. Kompetensi Man yang ada di BKKBN pun selalui ditingkatkan sejalan dengan perubahan lingkungan strategis dan perkembangan ilmu pengetahuan. Selama masih dapat mempertahankan posisi di pemerintahan dengan tujuan yang bisa dipertanggung jawabkan maka Money menjadi unsur penting dari kekuatan BKKBN.

Dengan kekuatan-kekuatan sumber daya organisasi ini maka setiap melakukan negosiasi sudah barang tentu mitra kerja akan memperhatian dan menjadikan sumber daya BKKBN sebagai unsur positif dalam menjalankan kemitraan. Sedangkan sumber daya organisasi sebagai kekuatan mitra kerja lebih sering tidak dipelajari secara maksimal sehingga seringkali hasil akhir dari negosiasi tidak menggambarkan win-win solution. Win-win solution yang merupakan hasil negosiasi bila difokuskan pada sumber daya organisasi bisa saja dengan rumus :

1. You have Man and I have Money atau
2. You have Method and I have Machine atau
3. You have Method and I have Material atau
4. You have Man and Method, I have money and material
5. dan seterusnya.

Yang sering terjadi adalah mobilitas Man yang cukup tinggi dan penggunaan Money dengan over budgeting sedangkan hasil dari pelaksanaan hanya mendapatkan akseptor yang tidak sesuai dengan mobilitas tenaga dan biaya bahkan belum mencapai target penggunaan kontrasepsi jangka panjang yang menjamin keberlangsungan peserta KB.

Perubahan sistem pemerintahan menyebabkan terjadinya perubahan besar bagi BKKBN. Sejak otonomi daerah diberlakuan dan penyerahan kewenangan bidang KB-KS ke Pemerintah Daeraha maka Mitra BKKBN dalam menjalankan program Kependudukan dan KB tidak terbatas antar instansi di level pusat saja melainkan di tingkat Provinsi, Kabupaten/Kota, Kecamatan dan Kader-Kader penggerak di lini lapangan. Hal ini menuntu BKKBN untuk lebih mengoptimalkan peran manajerial dalam memanfaatkan sumebr daya organisasi sehingga negosiasi benar-benar menghasilkan kemitraan yang terjalin dengan baik dan bisa menerapkan rumus win-win solution secara tepat waktu, tepat sasaran dan tepat guna.

Tulisan ini merupakan hasil pemikiran setelah mengikuti beberapa kegiatan yang terkait dengan penggunaan sumber daya organisai yakni Man, Money, Method, Material dan Machine dalam upaya menggalang kemitraan melalui negosiasi.

Semoga bermanfaat dan salam KB : 2 Anak Cukup !!