EVENT ORGANIZER

Event organizer adalah organisasi atau sekelompok orang yang melakukan kegiatan organisir terhadap sebuah kegiatan. Kehadiran event organizer disaat sekarang ini sangat diperlukan sebab orang sudah memanfaatkan efisiensi waktu sehingga dengan memanfaatkan event organizer maka sebuah kegiatan berskala besar sekalipun bisa terselenggara dengan baik. Bagi kalangan yang melakukan kegiatan bisnis, event organizer merupakan bisnis yang menjanjikan  di era ini.

Kalau mengambil prinsip dasar dari event organizer yakni pelaksanaan kegiatan secara terorganisir,  sehingga sebuah kegiatan bisa berlangsung sesuai perencanaan. Event organizer yang murni berbasis bisnis memperhitungan keuntungan. Hal ini disebabkan kegiatan yang dilakukan oleh event organizer memperhitungkan ketersediaan anggaran dari pihak yang akan menyelenggarakan kegiatan, konsep kegiatan dan biaya yang dibutuhkan hingga acara tersebut selesai dilaksanakan. Kepuasan pelanggan sebagai pemilik anggaran menjadi modal utama dan terpenting sehingga event organizer semacam ini akan berbuat se profesional mungkin agar usahanya kian bertahan dan kian meluas.

Bagaimana dengan kegiatan instansi pemerintahan ?

Prinsip kerja pada event organizer swasta sebenarnya bisa diterapkan oleh penyelenggara kegiatan di instansi pemerintahan. Dengan organization resources yang memadai, sangat memungkinkan instansi pemerintahan melakukan event atau kegiatan yang terkoordinir secara profesional. Hal ini dikarenakan, kegiatan yang diselenggarakan oleh instansi pemerintahan tidak akan dikenakan pinalti apalagi sampai mengalami kerugian secara finansial sebab dukungan anggaran tersedia per item kegiatan.

Adapun hal-hal yang menjadi acuan keberhasilan event organizer di lingkungan instansi pemerintahan adalah

1. Pelaksanaan kegiatan 100% benar-benar sesuai dengan kerangka acuan kegiatan, dalam artian undangan bersifat transparan untuk event yang dimaksudkan.
2. Kehadiran peserta pembukaan minimal 90% dari peserta yang diundang maka boleh dikatakan event tersebut sukses.
3. Kehadiran peserta saat penutupan kegiatan minimal 80% maka boleh dikatakan event tersebut sukses.
4. Penggunaan waktu kegiatan maksimal 80% dari waktu yang tersedia maka sebuah event akan terindikasi sukses.

Apa dampak ketidakprofesionalan ?

Dampak pelaksanaan kegiatan yang tidak profesional di instansi pemerintahan, sekali lagi bukanlah terkait dengan kerugian secara finansial melainkan kerugian seperti :

1. Hilangnya wibawa instansi karena dinilai gagal menghadirkan peserta yang representatif untuk kegiatan yang diselenggarakan ;
2. Bila hal ini terjadi berulang-ulang maka kepercayaan mitra kerja yang bekerjasama akan hilang dan berakibat pada penurunan dukungan progra yang dilaksanakan oleh organisasi.
3. Munculnya label negatif terhadap organisasi selaku penyelenggara kegiatan hanya sekedar menyelesaikan anggaran tanpa tujuan yang jelas.

Perhatian atas dampak-dampak negatif ini sudah seharusnya diperhitungkan pada awal pembuatan rencana kegiatan.

Apa yang perlu dilakukan ?

Bagi penyelenggara kegiatan atau event organizer, sudah seharusnya mengaplikasikan fungsi manajemen dengan benar seperti :

1. Membuat perencanaan yang matang meliputi kegiatan dan anggaran, surat undangan yang dikirimkan mempunyai kesesuaian dengan rencana kegiatan yang telah disusun. Hal ini dikarenakan, ada kegiatan dengan judul X pada surat namun ketika membaca spanduk ternyata berbunyi Y. Hal ini tentunya menimbulkan kebingungan dan kemudian menjadi kecurigaan peserta kegiatan ;
2. Membagi personal dengan tepat agar setiap orang memiliki tanggung jawab yang besar terhadap pelaksanaan kegiatan. Dengan pembagian secara tepat ini maka akan dengan mudah memantau penyebaran undangan, perkiraan peserta yang datang bahkan ada atau tidaknya surat menyurat yang belum didistribusikan.
3. Melakukan cek awal, cek berjalan dan cek akhir secara berkala baik sebelum, disaat maupun sesudah kegiatan dilaksanakan.

Tulisan ini terinsiprasi dari kehadiran dalam dua event atau 2 kegiatan yang dilakukan oleh penyelenggara yang sama dengan gambaran yang sama yakni jumlah peserta yang hadir tidak sampai 50% dari yang direncanakan sebagai peserta kegiatan.

Semoga tulisan ini bermanfaat, semakin mantap KB mantap keluargaku !!