Adalah tidak elok didengar ketika kita menyaksikan sebuah video saat seorang pimpinan mengatakan tentang surat yang sudah ditandatangani tapi kemudian menyatakan I signed it but not read it. It happened not only on television but ofcourse di dunia nyata.
Surat adalah alat komunikasi antar organisasi. Bisa antar organisasi secara vertikal dan antar organisasi secara horisontal. Melalui surat, koordinasi juga akan mudah dilakukan, sepanjang surat memberikan pemahaman yang baik terhadap kedua belah pihak. Oleh karenanya, bahasa dalam surat akan mempengaruhi penerimaan si pembaca surat.
Dalam sebuah organisasi, terbitnya surat tentunya tidak langsung dan serta merta ada untuk ditanda tangani. Melainkan, melalui sebuah proses yang sangat ter struktur dan sistematik. Dari selembar surat maka akan diketahui tingkat kematangan seorang administrator dalam sebuah organisasi. Selembar surat terdiri 1) Kepala Surat; 2) Badan Surat dan 3) Penutup Surat
Kepala Surat
Kepala surat terdiri dari 1) tempat dan tanggal surat; 2) nomor/kode/jumlah/perihal surat dan 3) alamat tujuan surat.
Dalam selembar surat yang diterima tanpa ada disebutkan tempat atau minimal tanggal surat (karena surat resmi biasanya ada kop surat dan alamat organisasi sehingga jarang menuliskan tempat) maka dapat dipastikan bahwa penomoran surat tidak dilakukan dengan mempergunakan buku agenda dan tercatat secara jelas di agenda surat. Hal ini dikarenakan pada saat pembuatan nomor dan kode surat ada buku agenda akan dengan sendirinya tertulis tanggal surat. Seorang administrator yang mempedulikan waktu yang dipergunakan dalam pembuatan surat akan sangat memperhatikan tanggal surat, apalagi bila surat tersebut sifat mendesak dan perlu untuk segera ditindaklanjuti.
Selain tanggal surat, diperlukan nomor dan kode surat. Surat yang sudah terkirim tanpa ada pemberian nomor maka bisa dipastikan bahwa surat tersebut tidak tercatat dalam agenda surat menyurat. Sedangkan kode surat merupakan salah satu petunjuk pihak yang bertanggung jawab terhadap proses terbitnya sebuah surat.
Gambaran isi surat dapat dilihat pada bagian perihal sebab maksud dan tujuan ada bagian perihal dari surat adalah untuk memberikan gambaran tentang isi surat sehingga seharusnya kalimat dalam perihal singkat, padat dan jelas serta tidak melampaui posisi tanggal surat. Akan tetapi, ada surat yang kemudian menggambarkan keseluruhan isi surat di bagian perihal sehingga perihal berisi kalimat yang panjang bahkan bisa melampaui dua baris selebar bagan surat. Hal ini menunjukkan bahwa pembuat konsep surat tidak dapat mengambil inti sari dari surat sehingga perlu menuliskan keseluruhan isi surat pada bagian perihal.
Jarang terjadi ada kesalahan dalam bagian alamat tujuan surat. Akan tetapi hal yang perlu diperhatikan adalah tingkatan atau level tujuan surat. Pada level tertinggi atau dalam hal jumlah lebih banyak maka mendapat nomor pertama. Disamping level atau tingkatan, hal yang menjadi perhatian adalah tingkat urgensi isi surat. Pada nomor urut pertama adalah tujuan surat yang benar-benar penting dalam menerima isi surat.
Badan Surat
Badan surat merupakan bagian dari sebuah surat yang merupakan keutamaan dari terbitnya surat. Di dalam badan surat harus mencakup 1) Pembukaan yang merupakan pengantar atau alasan diterbitkannya sebuah surat, 2) isi surat yang merupakan pokok penting yang disampaikan kepada penerima surat, 3) bagian penegasan biasanya berupa informasi yang masih merupakan satu kesatuan dengan isi surat dan 4) penutup yang merupakan bagian akhir dari badan surat berupa kalimat penegasan atas isi surat.
Tatanan kalimat di dalam badan surat harus memiliki kesatuan dengan perihal dan merupakan penjabaran yang rinci berdasarkan tingkat kepentingan, waktu, personil yang bertanggung jawab dan perlu atau tidaknya diberi tanggapan/jawaban.
Penutup Surat
Penutup surat dalam sebuah surat terdiri dari bagian penanggung jawab surat dan pihak lain yang dianggap memiliki kepentingan untuk mengetahui tentang isi surat. Biasanya pimpinan.
Dalam bagian penutup surat, pihak yang bertanggung jawab terhadap terbitnya surat adalah penanda tangan surat. Yang perlu diperhatikan adalah pihak-pihak lain yang bertanggung jawab sebelum surat ditandatangani oleh pimpinan. Hal ini bisa diketahui dari paraf yang ada pada bagian bawah kanan bawah keterangan penanda tangan surat dan pada jabatan penanda tangan surat. Paraf pada bagia bawah kanan keterangan penanda tangan surat menunjukkan bahwa keseluruhan surat surat dperiksa, dikoreksi dengan teliti sehingga bisa dilihat, dikoreksi dengan teliti oleh atasan yang bersangkutan sebelum di tanda tangan oleh pimpinan. Paraf pada jabatan pimpinan menunjukkan bahwa atasan pembuat konsep surat sudah melihat, memeriksa dan mengoreksi seluruh bagian dari surat sampai dengan pihak lain yang dianggap penting mengetahui isi surat (tembusan).
Tanpa ada paraf pada kedua bagian ini makan sebuah surat boleh jadi tidak melalui alur atau prosedur yang normal dan wajar sehingga perlu dipertanyakan keabsahannya. Kasus seperti ini, hanya terjadi apabila pimpinan tidak mengetahu dengan baik dan benar, prosedur administrasi ketatausahaan. Atau bisa juga menggambarkan, pimpinan yang tidak mempercayai bawahannya.
Dari surat sudah tersirat, type kepemimpinan sebuah lembaga. Dari surat juga tersirat apakah proses sebuah surat sesuai prosedur atau tidak. Dari surat juga tersirat, ketaatan seseorang pada aturan dan pada hukum yang berlaku.
Salam !!!
Kepala Surat
Kepala surat terdiri dari 1) tempat dan tanggal surat; 2) nomor/kode/jumlah/perihal surat dan 3) alamat tujuan surat.
Dalam selembar surat yang diterima tanpa ada disebutkan tempat atau minimal tanggal surat (karena surat resmi biasanya ada kop surat dan alamat organisasi sehingga jarang menuliskan tempat) maka dapat dipastikan bahwa penomoran surat tidak dilakukan dengan mempergunakan buku agenda dan tercatat secara jelas di agenda surat. Hal ini dikarenakan pada saat pembuatan nomor dan kode surat ada buku agenda akan dengan sendirinya tertulis tanggal surat. Seorang administrator yang mempedulikan waktu yang dipergunakan dalam pembuatan surat akan sangat memperhatikan tanggal surat, apalagi bila surat tersebut sifat mendesak dan perlu untuk segera ditindaklanjuti.
Selain tanggal surat, diperlukan nomor dan kode surat. Surat yang sudah terkirim tanpa ada pemberian nomor maka bisa dipastikan bahwa surat tersebut tidak tercatat dalam agenda surat menyurat. Sedangkan kode surat merupakan salah satu petunjuk pihak yang bertanggung jawab terhadap proses terbitnya sebuah surat.
Gambaran isi surat dapat dilihat pada bagian perihal sebab maksud dan tujuan ada bagian perihal dari surat adalah untuk memberikan gambaran tentang isi surat sehingga seharusnya kalimat dalam perihal singkat, padat dan jelas serta tidak melampaui posisi tanggal surat. Akan tetapi, ada surat yang kemudian menggambarkan keseluruhan isi surat di bagian perihal sehingga perihal berisi kalimat yang panjang bahkan bisa melampaui dua baris selebar bagan surat. Hal ini menunjukkan bahwa pembuat konsep surat tidak dapat mengambil inti sari dari surat sehingga perlu menuliskan keseluruhan isi surat pada bagian perihal.
Jarang terjadi ada kesalahan dalam bagian alamat tujuan surat. Akan tetapi hal yang perlu diperhatikan adalah tingkatan atau level tujuan surat. Pada level tertinggi atau dalam hal jumlah lebih banyak maka mendapat nomor pertama. Disamping level atau tingkatan, hal yang menjadi perhatian adalah tingkat urgensi isi surat. Pada nomor urut pertama adalah tujuan surat yang benar-benar penting dalam menerima isi surat.
Badan Surat
Badan surat merupakan bagian dari sebuah surat yang merupakan keutamaan dari terbitnya surat. Di dalam badan surat harus mencakup 1) Pembukaan yang merupakan pengantar atau alasan diterbitkannya sebuah surat, 2) isi surat yang merupakan pokok penting yang disampaikan kepada penerima surat, 3) bagian penegasan biasanya berupa informasi yang masih merupakan satu kesatuan dengan isi surat dan 4) penutup yang merupakan bagian akhir dari badan surat berupa kalimat penegasan atas isi surat.
Tatanan kalimat di dalam badan surat harus memiliki kesatuan dengan perihal dan merupakan penjabaran yang rinci berdasarkan tingkat kepentingan, waktu, personil yang bertanggung jawab dan perlu atau tidaknya diberi tanggapan/jawaban.
Penutup Surat
Penutup surat dalam sebuah surat terdiri dari bagian penanggung jawab surat dan pihak lain yang dianggap memiliki kepentingan untuk mengetahui tentang isi surat. Biasanya pimpinan.
Dalam bagian penutup surat, pihak yang bertanggung jawab terhadap terbitnya surat adalah penanda tangan surat. Yang perlu diperhatikan adalah pihak-pihak lain yang bertanggung jawab sebelum surat ditandatangani oleh pimpinan. Hal ini bisa diketahui dari paraf yang ada pada bagian bawah kanan bawah keterangan penanda tangan surat dan pada jabatan penanda tangan surat. Paraf pada bagia bawah kanan keterangan penanda tangan surat menunjukkan bahwa keseluruhan surat surat dperiksa, dikoreksi dengan teliti sehingga bisa dilihat, dikoreksi dengan teliti oleh atasan yang bersangkutan sebelum di tanda tangan oleh pimpinan. Paraf pada jabatan pimpinan menunjukkan bahwa atasan pembuat konsep surat sudah melihat, memeriksa dan mengoreksi seluruh bagian dari surat sampai dengan pihak lain yang dianggap penting mengetahui isi surat (tembusan).
Tanpa ada paraf pada kedua bagian ini makan sebuah surat boleh jadi tidak melalui alur atau prosedur yang normal dan wajar sehingga perlu dipertanyakan keabsahannya. Kasus seperti ini, hanya terjadi apabila pimpinan tidak mengetahu dengan baik dan benar, prosedur administrasi ketatausahaan. Atau bisa juga menggambarkan, pimpinan yang tidak mempercayai bawahannya.
Dari surat sudah tersirat, type kepemimpinan sebuah lembaga. Dari surat juga tersirat apakah proses sebuah surat sesuai prosedur atau tidak. Dari surat juga tersirat, ketaatan seseorang pada aturan dan pada hukum yang berlaku.
Salam !!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
Email